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扬州市劳动和社会保障局
扬档[2003]16号
关于印发《扬州市社会保障档案管理暂行办法》的通知
市各委、办、局（公司），驻扬各单位，各县（市、区）档案局、劳动和社会保障局、民政局：
为促进我市社会保障体系的建立和完善，保障公民基本生活，维护社会稳定，促进经济发展，保护社会公平，增进国民福利，扬州市档案局、劳动和社会保障局、民政局共同制定了《扬州市社会保障档案管理暂行办法》，现印发给你们，请根据本地区、本部门、本单位的实际情况，认真贯彻执行。
扬州市档案局 扬州市劳动和社会保障局 扬州市民政局
2003年3月21日
主题词：社会保障档案管理△ 暂行办法 通知 抄 报：省档案局、劳动和社会保障局、民政局
扬州市档案局、劳动和社会保障局、民政局 2003年3月31日印发
共印250份
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扬州市社会保障档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为建立健全市社会保障档案，确保其完整、准确、安全保管并有效利用，保障公民基本生活、维护社会稳定，促进经济发展，保持社会公平，增进国民福利，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《关于完善城镇社会保障体系的试点方案》、《失业保险条例》、《关于建立城镇职工基本医疗保险制度的决定》、《城市居民最低生活保障条例》等规定，结合我市的具体情况，制定本暂行办法。
第二条 社会保障是指国家通过立法，积极动员社会各方面资源，保证无收入、低收入以及遭受各种意外灾害的公民能够维持生存，保障劳动者在年老、失业、患病、工伤、生育时的基本生活不受影响，同时根据经济和社会发展状况，逐步增进公共福利水平，提高国民生活质量。
社会保障档案是指国家和社会在社会保险、社会救济、社会福利、优抚安置和社会互助等活动中形成的具有保存价值应归档保存的各种文字、图表、声像等形式与载体的材料。
第三条 本暂行办法适用于全市各级机关、企事业单位、社会团体、社区居民委员会、村民委员会。
第四条 社会保障档案是各机关、企事业单位、社会团体、社区居民委员会、村民委员会档案的一个组成部分，列入其档案工作计划和发展规划，切实解决档案库房、设备、经费等问题，保证社会保障档案工作与其它档案工作同步发展，更好地为社会保障工作服务。
第五条 各机关、企事业单位、社会团体、社区居民委员会、村
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民委员会要按照统一领导、统一管理档案的原则，管理好社会保障档案资料，确保社会保障档案完整、准确、安全和有效利用。
第二章 文件材料的形成与归档
第六条 社会保障档案文件材料的归档范围，主要有以下几个方面：
一、社会保险文件材料：主要包括在养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等过程中形成的文件材料。
二、社会救济文件材料：主要包括国家和社会对孤儿、残疾人以及没有参加社会保险且无子女的老人；有收入来源但低于最低法定标准的人群；有劳动能力、有收入来源，但遭遇社会和自然灾害，而使生活一时无法维持的人群给予社会救济形成的文件材料。
三、社会福利文件材料：主要包括国家和社会向老人、妇女、儿童、残疾人等社会中特别需要关怀的人群，提供必要的社会援助而形成的文件材料。
四、社会优抚文件材料：主要包括国家和社会向烈属、因公牺牲军人家属、病故军人家属、现役军人家属、复员退伍军人、伤残军人提供抚恤金、定补金、优待金；举办荣誉军人疗养院、光荣院；安置复员退伍军人；为离退休干部提供服务等而形成的文件材料。
五、社会互助文件材料：主要包括社会团体和社会成员自愿组织和参与扶弱济困活动中形成的文件材料。
第七条 社会保险、社会救济、社会福利、社会优抚、社会互助文件材料构成社会保障档案的全部，以社会保险文件材料为其主要内容，商业保险文件材料是对社会保险文件材料的有益补充。
第 凡归档的社会保障文件材料必须字迹工整、图表清晰、签字等手续完备，便于长期保管。
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第九条 归档时间：
一、社会保险、社会救济、社会福利、社会优扶、社会互助文件材料，在形成的次年6月底前组成保管单位移交归档。
二、社会保险、社会救济、社会福利、社会优抚、社会互助中一些重大活动、重大项目形成的文件材料，在活动结束、项目建成后归档。
第十条 建立社会保障文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入单位档案工作程序，列入单位有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十一条 单位档案人员要加强对社会保障档案文件材料收集、整理、归档工作的指导、监督。
第三章 档案的管理与利用
第十二条 承担社会保障工作任务的职能部门配备社会保障档案管理专（兼）职人员，熟悉社会保障业务工作和档案工作，并保持档案人员的相对稳定；其它单位都要指定专门部门负责社会保障档案的管理。
第十三条 建立健全社会保障档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用等管理制度。
第十四条 编制社会保障档案的案卷目录、统计台帐，完善信息查询体系。
第十五条 社会保障档案的分类，市、县（市、区）社会保障职能部门依据材料形成规律和特点，可进行二级分类；市、县（市区）其它机关、企事业单位、社会团体、社区居民委员会、村民委员会可将社会保障文件材料归入文书档案内；归档的案卷质量符合国家标准。
第十六条 根据国家有关规定，编制社会保障档案保管期限表。
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档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则：对单位和个人有长远保存价值的应永久保存；对单位和个人在一定期限内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第十七条 档案鉴定工作由单位领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷逐件鉴定档案的价值，并形成鉴定报告，编制销毁清册，提出销毁报告，经单位领导审核批准后销毁，并由档案鉴定小组人员监销。涉及个人社会保险方面的文件材料，原则上不销毁。
第十 逐步改善档案保管条件，档案库房有防火、防盗、防光、防虫、防潮、防高温等措施，并定期检查档案的保管状况，对破损或褪变的档案进行修复，确保档案的完整与安全。
第十九条 开发利用社会保障档案信息资源，积极为社会保障工作服务。
第二十条 社会保障档案管理现代化应纳入单位档案工作现代化和整个管理工作现代化的统筹规划中，尤其是各社会保障职能部门要逐步采用先进技术和现代化管理方法管理社会保障档案。
第四章 附则
第二十一条 本暂行办法由扬州市档案局负责解释。
第二十二条 在国家未出台社会保障档案管理规范性文件前，以本暂行办法为准，如国家出台有关社会保障档案管理方面的规范性文件，本暂行办法与之相违背时，以国家文件为准。
第二十三条 本暂行办法自发布之日起施行。
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