中国西部科技 ２０１ １￣ｇ０４月（中旬）第１０卷第１１期总第２４４期 建筑设 摘管理的思考 杜芳芳 （安徽省煤田地质局第三勘探队，安徽宿州２３４０００） 要：建筑设计档案管理工作是建设领域里一项重要的基础性的工作，也是建筑生产单位生产、经营、科研活动的有 效载体。介绍了建筑设计档案管理的发展、内容及意义，调查了目前建筑设计档案管理工作的实际情况、特点和存在的 问题，从严格实施档案管理制度、重视档案信息的开发利用、实现档案管理的现代化，提高档案管理人员素质等方面， 提出了加强建筑企业档案工作的措施和想法。 关键词：建筑技术；档案功能；档案管理；信息系统 Ｏ０Ｉ：１ ０．５９６９／Ｊ．ｉｓｓｎ．１ ６７１—６５９６．２０１１．¨．０４０ ｌ 绪论 利用率不高。目前，随着改革开放的深入和经济建设高潮的 １．１建筑设计档案管理的发展 目前，许多企业未能将工程技术内容和档案管理系统 与商务运作过程有效地结合起来，以便促使重要档案内容 的跟踪和检查。一个企业内部不同部门间对严格意义上的 档案管理存在着不同观点，这意味着企业作为一个整体并 到来，建筑技术档案工作的推动作用逐渐显现出来。它所提 供的技术资料功能，可以为旧房改造、楼房平移提供数据依 据；它的实践论证功能，可为建筑新技术、新材料、新工艺 的开发应用奠定基础；它的借鉴孵化功能，可为大规模城市 化建设和新城区的开发创造条件，并已成为生产科研单位必 不可少的有机组成部分。 不能完全意识到公司档案管理系统能够提供的所有新途 径。另外，从商业角度来看，档案管理系统的使用不足会 ２．２建筑设计档案管理工作的特点 建筑工程设计档案是按照基本建筑程序逐渐形成的，有 降低竞争优势甚至削弱有效的商务过程管理。工程设计内 容和档案管理与其它商务过程有效地结合能够降低成本、 提高生产率，并且最终会对工程项目的竣工时间带来积极 的影响。 着以下特点： （１）工程设计形成的文件材料和载体是多样化的，档 案资料内容主要设计过程中的文字、图表、电子数据，文件 １．２研究的内容和意义 工程技术档案具有特征特性，它涵盖的内容复杂，包 括有：图纸、数据表格、计算书、地质资料、分析成果和 财务预测。这些文件之间常常存在复杂的相互关系。建筑 型企业与一般企业相比较，有着其自身的特点，因此，建 材料有手抄件、打印件、复印传真件。建筑设计是一个完整 的建筑设计工程过程，这个过程产生全部档案资料是与建筑 工程设计密不可分的。在建筑设计过程中，每一个阶段形成 的文件材料是与专业技术直接相关的，是专业活动的记录， 文件资料具有本专业特点又相互紧密相联。 （２）建筑设计中间，根据不同的设计阶段所整编的设 筑型企业的档案内容也有其自己的特殊性。建筑企业档案 工作的意义如下： （１）企业实施科学管理，提高效率的重要条件。企 业的重大决策、组织指挥、监督控制等是企业进行现代化 管理的重要内容，实现企业的现代化管理离不开企业的档 计档案，如在设计前期的任务批文、计划任务书、合同、设 计条件及要求与地勘报告；设计中期的可以有方案设计、初 步设计、设计计算书，工程概预算书、施工图设计、图纸审 查及设计质量记录等。建筑设计项目的建设过程，受工程性 质，重要程度，工程规模大小，建筑技术复杂程序，经济状 况，导向等因素的影响，其周期长短不同。 案信息。管理工作目标的制定、责任制的建立，完成情况 的考核和评比，需要档案工作的支持。 （２）档案可作为开发新技术的依据。建筑企业要发 展创新，就需要不断从项目施工中收集各种数据和资料， 并进行研究开发。档案工作做得好坏，档案资料的收集是 否及时、齐全、管理是否科学，对企业新技术的应用，新 工艺的开拓有直接影响。 ２ 目前的建筑设计档案管理工作 ２．３建筑设计档案管理工作的问题和策略 建筑设计档案管理存在着技术手段落后、管理模式封 闭，业务领域狭窄和专业针对性差等诸多的问题。改善建筑 设计档案管理可以采用下面的一些对策： （１）领导应重视并支持档案工作。做好企业档案工 作，首先要有组织上的保证。企业领导要把档案工作纳入工 作计划的议程，纳入企业各种目标责任管理考核体系，并从 人、物等方面提供必要的条件，增强档案管理人员的工作信 心和热情。 ２。１建筑设计档案管理工作通告 过去，由于受计划经济时期的影响，现实生活中有些 建筑企业对建筑技术档案管理工作不够重视，相关档案管 理人员的素质较低，使项目的管理手段落后、设备陈旧、 收稿日期：２０１１－０２—１７修回日期：２０１１一Ｏ３一Ｏ９ （２）严格实施档案管理制度。制定出一整套科学完善 作者简介：杜芳芳（１ ９６２－）。女．安徽宿州籍，档案馆员，长期从事档案管］￣－ｒ－作。 ７６ 厂］ 厂＿］ 的管理制度，使档案工作从制度上予以保证，从监督考核 检查上予以落实。同时，各个项日部也应该设立一名兼职 档案员，这样，档案的收集、整理就有了制度和人员 的 保证。在考核施工项目的质量和效益时，考核档案工作的 状况和质量。 （３）实现管理流程的～体化。牛产过程和技术质量的 竺里 ３．１切实更新思想观念 建设事业的发展给建筑技术档案管理提出了新的要 求。档案的收集要快速齐全；档案的提供和利用要及时全 面。这就要求我们必须更新观念，打破传统的封闭型的服 务体系，树 开放、联合、社会化的全新管理服务理念， 实现建筑技术档案工作向管理与服务的方向转变。 网络化流程管理适应办公自动化综合管理的需要，档案管 理必须与生产、技术管理紧密结合，实现科技文件材料形 ３．２构筑建筑技术信息网络平台 档案的收集、存储、管理与利用等项工作都将伴随着 科技的进步发生本质的改变。需要档案＿ｒ作者要用新思 维、新的观念、新的方法去重新认识档案管理工作，加快 档案信息网络化建设步伐，积极建立自己的档案管理网页 成过程与档案立卷的同步管理，充分发挥档案管理的事前 通告、中间监督和事后把关的作用，实现档案管理与生产 流程管理、技术质量管理的一体化。 ．． （４）提高档案管理人员的业务素质。档案人员除了积 极参加业务培训外，平时还应该努力学习业务知识，熟悉 和掌握档案管理的基本原则和工作技能，研究科学管理方 法。同时也要学习一些建筑施工中有关的专业知识，努力 拓展知识面，提高自身的文化素质和业务能力。 或网站，建设数字信息资源库，实现资源共享。 ３．３确保档案管理经费的足额投入 档案管理人员要有所作为，敢为向单位领导提出建议 和要求，添加新的设各、新器具。使档案管理工作的硬件 建设保持良好的状态，为出色完成档案管理工作打下坚实 的基础。 （５）实现电子档案标准化，同时引进自动化管理软 件。建立严格的电子档案归档验收标准，开展历史档案的 缩微建库，使建筑设计档案逐步走上标准化管理的轨道。 要引进或丌发适合建筑设计档案管理需要的软件。 ４ 结束语 建筑技术档案管理～ｒ作是建设领域里一项重要的基础 性的工作，也是建筑生产单位生产、经营、科研活动的有 ３ 对建筑设计档案管理工作的几点思考 当前社会主义市场经济日益完善，科学技术的重要性 愈加显现，知识经济的重要特性之一就是信息网络自动 化，在建设领域里的建筑技术亦是如此。建筑技术档案的 收集、整理、存储和利用，实质上就是技术信息的生产、 加工、传播和利用的过程。 蕊鍪黧萋 ： 效载体。建筑设计档案包括工程勘察、设计、施工、科研 等诸多方面形成的报告、图纸、文件等，它是建筑单位生 产、经营、科研活动的真实记录。科学地运用好建筑技术 档案，不仅能完整地保存好工程概况，而且还能为经济发 展提供坚实的基础。 参考文献：（略） 琛 誉蓬墨燕 鬻 篓蹩鬣麟蔫尊盘 氍ｊ￡蕞鼍麟 筠粥 。 麓霉 燕墨靠 篓 （上接第７ １页）练，就是用大量真实的信息来诱导、启发人 上得到一种满足。 的高层次需要，使图书馆的需要成为个人追求卓越、争取 成功的内驱力，成为激励的目标——外驱力的作用点。 ３ 激励 激励包括内在激励和外在激励两种。内在激励即赫茨 伯格的职务内满足，是从工作本身获得的，而与外界的报 酬、承认与否无关。需要是激发人的积极性的内在因素， 是个人实现更高价值的内驱力，因而高层次需求本身也就 是一种激励因素。内在激励可以是自发的，也可以通过教 育训练培养出来。外在激励，赫茨伯格称为职务外满足， 即外界对自己工作成就的承认及褒奖。外在激励的内容和 方式可以是多样的。从内容上看，包括物质的，精神的， ４ 激励具有双重作用 激励的双重作用是指正激励和负激励，止激励是对人 们的正当需要给以满足，负激励是对不正当的需要，特别 是不符合社会需要，不符合组织ｋｌ标的需要加以制止、谴 责或抑制。激励的双重作用并举，其目的是为了建立起奖 惩分明的环境，建立起良好的、持久的公 ｒ竞 的机制。 ５ 图书馆领导的日常工作 作为图书馆的领导，在使用“保健一激励”双因素理 论的同时，应密切天注激励效果，及时分忻动态，改进激 励方式，并及时帮助下属不断建立新的需要，还要帮助馆 藏人员解决具体团难，如解决必要的学习资料、提供现代 职务、职位的，教育培训等；从激励方式看，包括奖惩激 励，竞赛评比激励，领导行为激劢，支持激励，榜样激励 等。间接激励的内容和方式直接影响着激励的效果，为此 必须确立公开，平等的竞争机制，确立合理的激励方式和 化的学习手段、举行必要的讲座等，以保证职工持久的、 高涨的工作热情、学习热情和自我提岛的热情，推动图书 馆馆藏人员的终身教育，解决图｛Ｓ馆＿Ｉ＝作人员素质偏低的 突出矛盾。 参考文献： ［１］ｌＦ极盛当代管理心理学（第二章——需要、动机与激励）［Ｍ］．北 京：红旗雎｛版社，１９８７，７． ［２］彭和平．公共行政管理（第＝！章一一行政组纵）［Ｍ］．中 人民大 学出版社，１９９５，１Ｌ 内容。激励要公平，否则激励也会有负作用。由于每个人 的兴趣爱好、价值取向不同，对不同的人，也应有不同的 激励方式和内容。例如有些人喜欢具有挑战性的工作，你 把这样的工作交给他，这本身就是‘种激励，使他在精神 ７７
