科学管理
□浙江师范大学档案馆吴慧红
摘要本文从企业信息化和企业数字档案馆建设关系角度出发，阐述企业数字档案★本论文属浙江省档案局科技项目《数字档案
馆建设对档案管理的影响与对策研究》馆建设的基本概念。
（项目编号：2009-R-3）的研究成果之一.
关键词信息化企业档案数字档案馆一、信息化与企业数字档案馆
清楚地认识到企业信息化和数字档案馆的定义，才能方便下一步探讨两者之间的关系。信息化是以企业引入信息化观念为前网络技术等一系列现代化技术，通过对信息提，利用计算机技术、资源的深度开发和广泛利用，全方位改造企业，以降低成本和费用，提高企业经济效益和企业竞争力的过程。企业信息化包括：市场营销信息化，办公管理自动化、信息化，事务处理自动化、信息化，生产过程信息化，产品设计信息化。因此企业信息化应该包含企业数字档案馆的建设。我国目前拥有16000多家大型企业，仅20%的企业拥有少量的计算机，仅仅用于并开始着手信息化建设。财务和数字处理方面。
信息化时代的到来，使得信息化技术和观念深入社会各个领信息资源是继物资、能源之后，最重要最关键的资源。档案信息是信息的一种，是信息体系的重要组成部分。档案信息以其特有的原始因此，在企业工作中，随着计算机技其价值在信息体系中尤其重要。
术的广泛应用，新型档案载体的出现———电子文件，使得企业如何管理好电子文件，保证其和纸质档案一样的真实凭证性，成为一项紧迫的任务。根据国外企业的发展经验来看，企业信息化程度发展——到一定阶段，必然急需建立一种适应新型档案载体的管理—数字档案馆。
二、信息化对企业数字档案馆建设的影响
1.信息化为企业数字档案馆建设提供技术支持。企业只有在实现信息化的基础上，有一定的物质基础和技术条件支持，才能为建立数字档案馆提供基础。
数字档案馆的系统包括以下几个部分：（1）数字化信息系统。数字档案馆是传统档案馆在网络环境下发展起来的，需要对馆藏档案以数字形式贮存信息资源。（2）自动化管理系统。建立自动化管理系统，由计算机代替手工完成各项业务工作，改变业务流程，提高工作效率，实现档案数据管理的自动编目、自动标引、自动检索。并要注重数字档案馆的系统安全和信息安全。（3）网络化传输系统。网络化通信手段是数字档案馆的技术支撑，也是数字档案馆实现高度开放和资源共享的基本条件。通过网络化支持，数字档案馆才能真正突破地域界限，方便资源共享，远距离传输。
企业实现信息化过程中可以积累相当的经验，同时依靠完整成
熟的计算机网络技术和软件技术人员，为企业数字档案馆的建设提必须依托于丰富海量的数字供技术支持。企业数字档案馆的建立，
化档案资源内存。数字化的技术使得企业部门日常工作管理直接产生大量的电子文件，同时成熟的数字化技术也为纸质档案转化为数计算机的广泛应用，使得档案的收集、字资源录入数据库提供支持。
整理、鉴定、著录、检索和开发利用更加方便。文件一经形成，企业档案部门通过档案管理软件即可进行有效的前端控制，监督文件的办理情况，办理完毕可以立即归档保管。通过计算机管理可以很好地处理文件间联系，实现多向逻辑整理。计算机的应用的最大优势应费时长，效率低。而计算机的应用极大地了劳动力，响应速度网络化的实现使企业档案部门提供远程利用成为现实。传统纸快。
质档案由于利用范围的，使得档案利用工作一直处于被动地而适合。母公司的档案资源和文件可以及时地传送给子公司利用，子公司的档案也实现了远程归档，子公司只需要将重要档案的纸质档案的归档保存。
2.信息化是实现企业数字档案馆建设的前提。企业进行信息化建设，必然产生大量电子文件，对于这些电子文件的管理必然成为数字档案馆的建设必须依托丰富的数字日后企业档案管理的重点。
化资源，企业信息化的实现满足了这个条件。可以说数字档案馆建设是信息技术发展到一定程度时档案界不得不采取的一种应对措施，没有信息化事业的发展数字档案馆建设就失去了它存在的前提。我们要特别重视档案信息资源建设，信息资源是信息化之源。信息资源的开发是信息化的基础工作，是信息化建设的核心内容，也是数字档案馆建设的出发点和归宿。从目前现状来看，企业档案部门作为服务部门，最薄弱的环节就是对数字信息资源的开发。许多企业只重视纸质档案的归档、保管和利用，对电子文件并未十分重
3.企业数字档案馆是企业信息化发展的必然趋势。随着知识时代的到来，办公自动化、无纸化的实现，电子文件的数量急剧增加。必然会对传统纸质档案管理产生冲击。新型电子文件的保管和开发需要新型的管理。企业信息化程度的不断提高，企业需求档案信息资源的方式必然也发生变化。对档案信息资源的提供利用方式必然不受地域和时空，要求提供服务方式更加迅速，同时又要保证企业档案资源的信息安全。数字档案馆专门化，集约管理企业数字档案馆的总体目标就是利用企业现模式解决了这些问题。
兰台世界2010·1月下有10%左右初步建设了信息化网络，70%拥有一定的信息化手段，该体现在档案的著录、检索、利用上。传统手工检索著录、检索利用
域。企业作为社会活动的一部分，更是要积极融入信息化的潮流中。位。而网络化实现了档案资源的远程利用。对于那些集团企业最为
“双套”归档。方便了集团内部档案资源的利用，同时方便了凭证价值作为唯一的原生信息资源，是其他信息资源无法替代的，和电子
结果导致档案数字资源存在保存和安全隐患。信息进行系统科学的加工整理，运用计算机技术进行数字化处理，视，
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科学管理
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南阳师范学院曹书芝
摘要本文从比较中外电子文件管理模式入手，探究电子文件的本土化管理途径，提出了“电子文件中心”观点，同时，对
电子文件中心的管理归属提出了建议，以期对我国电子文件的管理有所启示。
关键词电子政务电子文件本土化
电子政务随着网络信息的发展应运而生，它通过网络数据交换平台高效率地实现对电子文件信息的在线采集和开发利用，既辅助了政务活动的开展，又实现了面向社会的政务信息公开，从而实现办公现代化、信息网络化，在和公众之间架起了一道快速便捷——电子文件。的信息桥梁，同时，电子政务催生了新的档案成员—一、电子政务背景下电子文件管理的新变化、新问题
1.人们足不出户就可以实现对政务信息的处理。由于计算机以其具有科学计算、数据处理、实时控制、智能模拟、文字处理等功能，特别是在数据处理和文字处理方面的应用，越来越显示其强大的潜工作站和力，依靠计算机网络技术和存储技术，可以将多台计算机、终端联系在一起，实现信息交换、资源共享。依托通讯技术、计算机信网络技术与文字处理和多媒体技术相结合，进而使办公自动化、息传输等成为现实，人们通过电子政务就可以在办公室发送和接受各地的文字、图像、影像等各种信息。
2.人们对纸质文件的依赖逐渐减弱。由于文件的草拟、收发、批复审查、督查催办、文字打印等办公环节可以通过计算机完成，作为文件的各种要素均在数据中完整存储下来，文件中的各种原始信息在网络中实现整体传输，用户（或单位）在网络中可以获得一个文件印章、签发、内容等。因此，随着时的整体内容，包括文件原始格式、间的推移，人们对纸质文件的依赖将逐渐减弱，而更多地通过电子政务网络获取各种文件信息。
3.数字文件的管理将变得重要起来。随着计算机技术的发展，数据安全问题的解决，数字化的文件不断膨数据存储技术的成熟、
胀，很可能取代纸质文件，因而，纸质载体文件将不断萎缩，甚至慢慢消亡。实施电子政务的最大特点就是减少纸质文件流转，通过政务网络以数据形式方便快捷地发送各种文件信息，已经走出了无纸因此，不断增加数据信息的管理将尤其重要，必须化办公的第一步。
有一个专门的部门来管理重要的信息。
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………有的局域网平台形成一个较大规模的企业内部的档案资源库，各类企业数字档案馆建设会推进企业信息化进程。企业建立数字档信息资源库通过企业局域网上计算机的链接和应用软件的集成，在企业内部组建成一个由多个档案资源库组成的数字档案馆，使利用档案的企业员工可以在企业局域网上对信息资源进行查询，而没有任何时间和空间的，通过企业局域网向企业各部门提供及时准为企业生产管理和信息资源共享化。通过对馆藏数字资源的加工，决策提供最真实可靠的依据。
三、企业数字档案馆建设对信息化的影响
企业数字档案馆建设对信息化发展提出了高要求。企业实现信息化是基础，在一定发展程度上建立数字档案馆。当前国内许多大型企业基本网络设施建设已经完成，企业业务系统基本搭建在网络2007年大中型企业大部分已实现中级信息化，部分大中型企业集团已进入高级信息化阶段。全国1.5万个国有大中型企业信息技术应用基本普及，80%-90%的大中型企业建立了不同规模的计算机辅助管理系统MIS/OA系统，几千家引进MRP，ERP软件，约三分之一取得了较好效果。机械、电子、航空、造船等行业80%-90%的大中DCS进行控制。这些企业大部分在档案部门实现了数字化，运用档案管理软件实现档案资源的数字化管理，提供企业内部网络传送和电话查询服务。因此，只有企业发展到一定规模，实现信息化，拥有物质基础和技术条件支撑的基础上，才有条件建设数字档案馆。
案馆是必然趋势，因此信息化要为建立企业数字档案馆打好基础。数字档案馆是必须依据一定程度的信息化基础才能实现的。要分清数字档案馆和信息化，企业才能不拘泥于资金的投入和一些表层工夫上，走出信息化发展误区。数字档案馆建设会在一定程度上有利高，这可使信息化建设真正走到为本企业发展服务的目标上来。
不要盲目跟风，要因企制宜。国内企业发展有个误区，喜欢追随西方发达国家企业发展模式，只要是西方流行什么，就上马什么。就知识管理而言，国外企业现在普遍适用知识管理，对信息的合理有盲目在企业内部设效控制利用成为重点关注。国内企业纷纷效仿，
立企业CIO。实际上是不懂信息技术的董事长或者其他高层兼任这经验发挥了很好的作用，而在国内则多数流于形式，浪费企业资源。告诉企业，一定要因企制宜，不管是企业数字档案馆建设，还是知识管理。企业数字档案馆建设是企业档案事业发展的必然要求，而企业档案部门与企业信息化建设部门的合作与协调，利用好企业现有的信息化资源基础是搞好企业数字档案馆建设的基本方略。数字档发展水平。
参考文献
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确服务。数字档案馆就是要实现馆藏档案数字化，传输数据网络化，于提高企业在文档管理方面的效率，促进整个企业办事效率的提
基础上，网络化改变了大型企业在经济中的竞争环境。调查显示，一职位。导致CIO并没有起到明显的作用。因此，知识管理在国外
型企业主要产品采用了CAD设计，主要生产过程采用CNC、PLC、案馆建设的发展必然在一定程度上更好地促进企业信息化建设的
