业务员跟单员的基本常识
一．跟单员职责：
1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。 2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。 4．掌握、了解市场信息，开发新的客源。 5．做好售后服务。 二．跟单员在收到订单后要做的工作： 一、工艺单 二、核价 三、备样 四、合同的执行 五、确认 六、合同的跟踪 七、出货 八、的开具及货款回收 九、报帐 十、资料的整理与归档 十一、产品的售后服务
2、跟单员的工作其实真的很重要： A． 面对客户、面对订单开展工作的跟单员 ，在当今社会竞争日益激烈 的市场经济环境下，重要性不断 突显出来，在很多公司，跟单员成了老板们 的“特别助理” B． 跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带 C． 随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快 ，跟单员工作质 量的好坏直接影响公司的服务品 质和企业形象 D． 跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的“学科” ：对外 要有业务员的素质，对内要有生 产管理的能力。 E． 作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口 ，跟单员不了解工厂生产 环节的运作情况，那是难以想象 的 F． 在订单的生产来说，执行者是生产部门 ，跟单员对客户负责而追求 的交期达成率就几乎“掌握在” 生产部门的手里了。于是 ，沟通、跟催等 能力就特别致命。这是跟单员工作的挑战性所在。 G． 有些时候，跟单员是业务经理的助理；有些时候 ，跟单员是业务部 门所有业务人员的助理；有些时 候，跟单员是老板的助理；更多的时候，跟 单员是客户的助理。 跟单注意事项 : 1：物料是否正确。
2：尺寸是否“ OK”。 3：款式是否错误。 4：做工是否细致。
5：成品颜色是否“ OK”。 6：有无漏定物料。
7：物料是否能按预定时间到加工厂。 8：时间上是否有问题。
跟单员注意事项 :
跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证人身安全，另外更注重的是代表企业形象。
⒈ 全面准备并了解订单资料 （客户制单、 生产工艺、 最终确认样、 面 / 辅料样卡、 确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样） ，确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。
⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致。 （最好要有文字证明） ⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优 / 劣势进行充分评估，做到知根知底。 ⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司 , 因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行
得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态 , 有问题及时请示公司决定。
⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
6. 订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度 .
销售跟单工作职责
一、 跟单员基本工作及要求
（ 1）
销售订单处理
~客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等，每张订单的下法不同，跟单员都应将它们 转成书面订单并录入订单跟踪表， 以便进行跟踪。 并在确认交期后回复订单， 订单处理与回复不得超过 24 小时。
~下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量、交期的沟通等。
~客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类检索。
~书面或口头回复每张订单并记录， 跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户， 收回应收回的款项。
（ 2）
销售送货安排
~根据客户订单要求交货时间、 订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存情况及在途物料等情况安排销售发货。
~为提高发货效率， 销售跟单员务必在 当天上午下班前 做好下午的发货订单并打印出来， 当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单以及至少一张可以确定的
发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单） 。如因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相应责任。
~涉及回款或其它不确定事项的， 必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的沟通。 产品短缺时先分配给主要客户。
（ 3） 生产库存跟踪
~将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产或外协： 一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。并且，不同客户下达的相同的 产品订单在前部生产订单未完成时要 尽快合并生产 ，以便提高生产效率。
~交付生产之后务必跟踪生产进度， 并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在 1-2 天。
~~生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。
~小样：打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
修改定单 一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。
（ 4） 销售回款跟踪
~填写销售对账单并与财务对账确认后汇总， 给销售人员提供准确及时的收款信息。 客户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财务注意。
~到期应收款的，提前一天 与财务核对好并整理好收款 单据交付业务员去收款。
~~每月度结束后，销售跟单必须与
3 天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。
（ 5） 客户档案的管理
~新客户及时登记客户登记表：务必将客户的准确的名称，地址、联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入登记表，以便销售开单时自动查询相关数据；
~客户产品价格信息及时填写或者更新进客户登记表，
以便保持数据的准确性， 减少对账送货工作的复杂性。
客户资料有变更的必须 及时变更。
（ 6） 计算报价单
~客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户， 需要填写报价单报财务和总经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。
~客户产品是使用新材料的， 接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更， 如需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。
（ 7） 客户服务
~客户来访接待： 客户来访应该做到 热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为接待，并跟踪记录客户来访情况。
~样品的寄送与登记：客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。
客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。
~客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再 出货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。 有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。
（ 8） 与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理
跟单最重要的个人素质是什么？沟通！ ！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！
~~同本厂内的各部门沟通：
面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。
~~同客户的沟通：
先要了解客户的心态， 他们是希望你在最快的时间里， 给他最好的货， 价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是 自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。
~~配合销售主管并完成其交付的其它工作。
二、销售跟单的特点
~~责任大
跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
~~沟通，协调：
跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
~~做好客户的参谋：
跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
~~工作节奏多变，快速：
面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单
员的工作节奏应是多变的。 另外，客户的需求是多样的。 有时客户的订单是小批量的， 但却要 及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
~~工作是综合性的：
跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉生产运作流程。
三、跟单员的素质要求：
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
1. 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
2. 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交
货的安排。
3. 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
4. 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，
款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
5. 与人共事的能力。 与各部门的人员打成一片 ，使其自觉完成客户订单。
6. 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来
完成自己想要做的事。
7. 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，
懂法，用法。
8. 谈判能力。有口才，有技巧。
9. 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。 10.
