财会研究 企业会计电算化系统内部控制问题研究 湖北沙隆达股份有限公司 张亚 摘要：近年来。会计电算化在我国企业不断普及应用，已成为现代 企业会计发展的必然趋势。电算化会计在极大提高了会计的信息处理 速度的同时也给企业的内部控制带来了新的变化，出现了一系列新的 二 会计电算化条件下内部控制的现存问题 （一）“一身多职，越俎代包”现象严重，安全意识淡漠 传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相 问题．如何建立一个适应会计电算化发展的内部控制体系成为我国企 业内部控制工作面临的一个新课题。 关键词：会计电算化内部控制 随着我国现代信息技术的高速发展，会计电算化发展迅速，但是在 发展过程中一些会计电算化控制手段从某种程度上逐渐难以适应不断 提高的企业信息化管理的要求。内部控制制度是企业为提高会计信息 质量。保护资产的安全和完整，避免或降低各种风险，提高经营管理效 率。确保有关法律法规、规章制度及企业经营管理方针的贯彻执行而制 定与实施的一系列控制方法、措施和程序。企业在实行电算化会计后， 给内部控制带来了新的问题和挑战随着我国现代信息技术的高速发 展，会计电算化发展迅速，但是在发展过程中一些会计电算化控制手段 从某种程度上逐渐难以适应不断提高的企业信息化管理的要求。内部 控制制度是企业为提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，避免或 降低各种风险，提高经营管理效率，确保有关法律法规、规章制度及企 业经营管理方针的贯彻执行而制定与实施的一系列控制方法、措施和 程序。企业在实行电算化会计后，给内部控制带来了新的问题和挑战。 一、会计电算化对企业内部控制的影响 （一）套计电算化改变了内却控制的形式 会计电算化改变了企业会计核算的形式，对传统的会计核算方式 进行了变革，原先的一些内部控制方式在会计电算化下不再使用，一部 分是由于这些措施没有必要再实施，例如编制科目汇总表、凭证汇总表 等．还有一部分内部控制的措施由电算化系统来完成，例如借贷平衡的 建议、总账明细账的核对等，这部分由电算化系统来执行的内部控制具 有不易被发现、难以纠正的特点。 （二）会计电算化转移了企业内部控制的重点 由于实行会计电算化之后，企业的会计核算工作由会计电算系统 根据既定的程序来自动完成。财务人员从日常的繁琐的数据计算、登记 各类账簿中出来，将工作的重点放在原始会计数据的收集、整理、 审核、录入上。企业内部控制的重点由查漏纠错变为会计数据的分析。 （三）套计电算化扩大了内部控制的范围 会计电算化通过建立起一个包含企业整个运行体系的会计核算系 统。对企业的采购、生产、销售、回款等环节进行及时的核算，在建立网 络化的信息系统后企业的会计系统能够对企业资源的运行状况进行实 时的动态反映，从而将内部控制的范围扩大到整个企业，实现了企业内 部控制的全程性。 （四）会计电算化下的授权审抽程序发生了变化 授权审批制度是企业内部控制的重要措施，在会计电算化下，这一 措施仍然发挥着重要作用。但是授权审批的程序却发生了改变，原来的 业务审批、人员签章环节在信息系统自动完成的情况下变得不再适用， 授权与审批一是体现在在原始单据的整理阶段，二是体现在对会计电 算系统的人员职权设置方面。 应职责分工的基础上。采用电算化后，由于功能和知识度集中，导致职 责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会 计人员大大减少，致使这 原则的重要程度下降。再加上安全意识淡 漠．对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和 相互控制机制不够重视，“一身多职，越俎代包”现象严重，这使得计算 机舞弊现象时有发生。 （二）原始凭证数字化．易于伪造 在手工会计环境下．企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据 如果被修改，很容易辨别出被修改过的痕迹。但是，在会计电算化系统 中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这 就给业务的记录带来了风险。计算机的存储方式是将信息转化为数字 形式存储在磁（光）介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。 这给一些不法之徒提供了机会，比如通过伪造或修改客户、银行的凭 证，制造虚假交易，进而侵吞等。 （三）内部控制的程序化使得差错反复发生的可能性增大 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。 电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部 控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或不起作用，由于人们 依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系 统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大”。 （日）数据的安全性、保密性差 在我国，企事业单位财务上的数据往往是保密的（上市公司需要公 布的财务数据除外）．财务数据在很大程度上关系着企事业单位生存与 发展．但几乎目前在用的财务软件系统都是在为完善会计功能和适应 财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题，所谓加密，也 无非是对财务软件本身的加密，防止盗版。这样会计数据的真实性和可 靠性也就无法得到保证。此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算 机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦 瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。这也是手工 会计系统不会遇到的问题。 三、加强电算化系统的内部控制制度建设的具体措施 （一）加强机构和人Ａ的管理与控制 财务核算软体使用后，应对原有会计机构进行相应调整，对各类财 务人员制定岗位责任制度。实行会计电算化后的工作岗位可分为基本 会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、稽 核、会计核算、会计档案管理等工作岗位；电算化会计岗位包括：直接管 理、维护电脑及会计软体系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相 结合，实现职权分离。以便有效地和及时发现错误或违法行为。 （二）完善系统操作环境管理和控制系统 操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。操作程序控制主要 通过制订一套完整而严格的操作规程来实现。操作规程应明确职责，操 （下转第１８５页） 《：ｈ “财经界１７５ 财会研究 事业单位应该在内部审计的基础上建立相应的奖惩机制。行政事业单 位要对那些敢于推进会计改革的人员给予经理 激发会计人员改变工 作作风和工作方式的热情，使其深入实际业务，不断提高自身的业务水 平。对那些不能完成本职工作、不思进取甚至造成经济损失的会计人员 给予一定的处罚，以督促他们尽职尽责，努力工作。奖惩要做到及时、适 度。奖罚一旦确定就及时实施，否则会奖罚的效果会大打折扣，奖励过 重容易使职工产生骄傲满足的情绪，惩罚过重容易使职工感到不公平， 惩罚过轻容易使职工忽视所犯错误的严重性，所以适度很重要。 总之。建立健全行政事业单位的内部会计控制制度，对提高资产的 管理水平、防范财务风险和严格财经纪律等都具有重要意义。行政事业 单位只有对其内部会计控制过程中发生的问题进行认真分析，并且积 极寻找解决问题的对策，结合自身的实际情况，不断完善内部会计控制 制度。才能发挥其在行政事业单位发展过程中的监督作用。 参考文献： 发，结合单位当年的财力状况，来具体的核定支出额度，明确各项支出 的用途和金额；在部门预算的执行上，要加强预算的严肃性和与属性， 防止随意追加调整预算等行为的发生。另一方面，行政事业单位要加强 其会计基础工作。加强会计工作的控制作用，按规定取得并填制原始凭 证。设计科学合理的凭证格式，规范凭证的装订、传递和保管手续，加强 对会计人员的专业培训；设定严格的岗位职责分工和权限，防止越权操 作和非法操作。 （日）完善不相容职务相分离制度 根据内部牵制的要求，行政事业单位应该合理设置会计工作岗位， 是不相容的职位严格分离。例如：经济事项的授权和执行、经济事项的 执行和记录、财产物资的保管和清查记录、总账会明细账的登记等都是 不相容职务。在实际工作中都要严格分离。要使不相容职务和岗位之间 相互牵制、相互监督。形成科学有效的制衡机制，给会计内部控制打下 基础。 （五）加强内部监督，健全奖惩机制 『ｌ１葛忠亚．对加强行政事业单位内部会计控制行为主体“人”控制 首先．行政事业单位应该建立健全内部审计的监督机制。对包括内 部控制制度在内的各项经济活动和制度进行审计，由事后审计转向事 中审计和事前审计，使内部审计贯穿于行政事业单位内部管理的全过 程；从常规审计转向不定期审计，在审计程序上下功夫；审计内容上要 的思考ｆＪ】．市场周刊（理论研究），２Ｏｌ１，（Ｏ１） ［２］左翠珍．加强行政事业单位内部会计控制工作思考叨．财经界， ２ＯｌＯ 『３１张蕾．试论行政事业单位内部会计控制建设咖．经济研究导刊， 从原来的查处违纪违规审计转向绩效审计和内部控制审计。其次，行政 ２００９ （上接第１７５页） 作程序和注意事项．并形成一套电算化系统的管理文件。如规定资料备 份及机器的使用规范，规定财务数据备用光碟专用以防病毒感染。系统 对会计软件进行升级，提高软件功能，增加具有财务管理功能的模块。 （四）建立健全的档案管理制度 维护包括硬件维护和软件维护，硬件维护主要包括：定期进行检查并做 好相关记录：对系统运行过程中出现的故障要及时进行故障分析并做 好记录。软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护。 （三）建立计算机机房管理制度 会计电算化档案主要是指打印输出的各种财务账簿、报表、凭证、 存储会计资料和程式的光碟及相关存储介质。系统开发运行中的各种 文档及其他会计资料的功能是负责系统内各类文档资料的存档、安全 保管和保密工作，而档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实 现．一般包括：会计档案存档时必须有会计主管和系统管理员的签章才 能存档保管ｌ加强各种安全保证措施，如备份光碟应贴上保护标签应存 放在安全、洁净、防潮的地方；采用磁性介质保存会计档案要定期进行 检查和定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。 实行会计电算化以后．设立计算机房的主要目的是：给设备创造一 个良好的运行环境，保护机器设备；防止各种无关人员进入机房，保护 机内程式和资料的安全。具体措施包括：对进入机房内的人员进行严格 审查；完善机房设备安全的措施。如机房防火规定等；保证电脑正常运 行措施。如机房防潮、防磁及控温等方面的规定等；加强会计资料和会 计软件安全保密的措施。如数据备份规定及不准在电脑上玩电脑游戏 等规定：建立和完善会计软件的审批和监督制度。并规定会计核算软件 的修改需报经单位总会计师批准等。提高和完善会计软件功能，要定期 此外，还应高度重视对电算化人才的开发与培养，并为此提供相应 的物力、财力，以造就一支复合型人才的队伍，为会计电算化工作提供 相应人力和智力支援。 （上接第１８３页） 的基本问题和行为，从制度上杜绝漏洞，同时确保各层级人员各司其 职。使财务内部控制工作真正成为日常管理工作的核心和重点。 （二）完善财务内部控制机制。提高内部控制制度的执行力 进行评估，结合内部因素和外部环境，从风险目标设定、风险识别、风险 分析和风险应对各环节建立完善的适应储备粮财务内部控制管理的风 险决策机制．实现社会效益和经济效益同步发展。 （四）加强业务培训，提高财务内部控制人员业务能力 内部环境影响企业管理目标的制定。是企业建立与实施内部控制 的基础。通过建立完善治理结构、结合粮食收储企业储备粮管理业务特 财务内部控制工作实施的有效性很大程度上与财务内部控制工作 人员的业务素质分不开。业务培训是提升财务内部控制人员业务素质 和职业技能的有效手段。结合储备粮管理和现代企业管理制度要求，通 过定期的或专业的职业培训，以及具体业务的实战操练，提高财务内部 控制人员的业务素质和具体业务的操作能力。并全方位提升财务内部 点和内部控制要求合理设置内部控制机构及权责分配、保证内部审计 机构设置、人员配备和工作的性、建立有效的会计系统，按照不相 容职务分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形 成相互制衡机制．并建立重大事项的审批制度。通过加强内部审计对财 务内部控制管理的有效性进行监督检查，发现内部控制缺陷，适时完善 内部控制制度。提高内部控制制度的执行力。 （三）加强风险意识管理，提高风险防范能力 控制人员的综合处理能力。通过打造业务水平高、综合能力强的高素质 储备粮管理财务内部控制人才队伍，从根本上提升储备粮管理财务内 部控制水平。 参考文献： 储备粮管理是性很强的一项工作，管理不当会给国家造成重 大损失．并造成严重的负面影响。因此，财务内部控制风险防范对粮食 收储企业及其重要。防微杜渐加强风险意识管理，是储备粮管理财务内 ［１】刘玉静．论国有粮食企业的内部控制［Ｊ］．中国粮食经济．２００７（０６） ［２】林永刚．浅议粮食收储企业内部控制［Ｊ】．商场现代化．２００９（０８） ［３】武晓燕．加强事业单位财务内部控制建设切实把权力关进笼子 里 ．行政事业资产－９财务．２ｏ１３（０８） ㈣ ＩＩ｝经界１８５ 部控制不可缺少的重要组成部分，特别是要对库存储备粮管理风险、实 物资产保全控制、法律风险防范意识、以及资金运作、预算管理执行等
