施工资料管理方案

施工资料管理方案

1）技术往来文件的管理措施

现场专门设一间办公室，配置电脑和打印机，由专人负责现场技术资料的收集整理和归纳存档。

一般技术往来文件是指装饰工程准备阶段和工程实施过程中，建设单位（业主）、施工单位（承包商）设计单位和其他有关单位及人员针对某个特定的工程的往来函件，包括各种指示、通知、报告、请示、申请、邀请等文件。

一般技术往来文件是施工管理和工程指令的原始依据之一，出专人统一分类编号后保存，以便于今后核查。

2）技术往来文件的分类管理办法

一般技术往来文件的种类很多，可按不同的分类方式设立管理系统。

分类 业主 装饰工程施工单位 设计单位 监理单位 材料供应商 其他

3）装饰公司在施工过程中应提交的书面通知和文件

通知内容 通知的时间 应在7天之内以书面形式向甲方确认，书面确认业主的口头指示 而业主如在7D之内未以书面形式加以确认，则此项指示可视为甲方已经默认。 若对业主的书面决定有疑问，可书面通知业主予以证明或修订 向业主提交一份工程进度计划 向业主提交一份完整的施工组织设计 无时间，如果工程师在该问题上维持原决定且双方有争论，有时间 在合同专用条款中规定的时间内 在合同专用条款中规定的时间内 管理方法 按日期保存来自业主的函件，以及致业主的函件的副本 按日期保存来自装饰工程施工单位的函件以及致装饰工程施工单位的函件副本 按类保存，并按时间登记，作好分发记录 按时间保存施工单位的函件、报告、请示、申请等 分类并按时间登记 包括专家顾问、外来检查、参观人士、工地服务机构、新闻媒体的评论、观感、报道及其他资料，按时间顺序登记排列

当工程的实际进度不符合已经同意的工程进度计划，当业主提出要求后，无论如何应尽快修订 无论何时出现此类问题，都可以并及时发出通知 无论何时出现此类问题，都可以并及时发出通知 需要使用图纸前三日内发出 在图纸误期的三日内，或尽早地发出书面通知 至少在分包前7天提出，让业主书面同意 尽可能早的发出通知 接到业主书面指令后，尽早发出通知 放线之前 如果业主要求时，应书面提供进一步详情和格式符合要求的工程进度计划图表 按业主的要求，拟订一份修订的工程进度计划，表明其对工程进度计划所作的必要修改，以保证在竣工期内或获准的延长工期内完成本工程 合同文件出现矛盾或含糊不清时，应书面通知业主予以解释和澄清 通知业主提供两套施工图复印件（包括原因和时间） 书面通知业主图纸迟发误期引起的结果 书面通知业主允许分包的部分工程 当遇到不可预见的不利实物障碍或自然条件影响工期和费用时，应书面通知业主 业主指令引起误期或误期的附加费用，发出书面通知业主 要求业主书面出原始基准点、基准线和参考标高，以及放线测量所需的附加数据 若业主以书面形式提供的不正确数据导致工程任何部分的位置标高、尺寸或基准线出现任何差错，装饰公司应书面通知业主，并要求增加费用 向业主提交一份按合同规定承包商将有权得到的、全部支付、详细的、分季度现金流通量估算表 向业主提交承包商的全权代表资料，使其全权代表对本工程进行监督管理，应接受业主的批示。需请业主书面批准 当业主发了指令要求进行合同之外的施工时，应书面通知业主给予延期和费用补偿 由于业主的风险所造成的损失或损坏，应书面通知业主 书面提交办理本工程保险的保险公司和保险条款以征得业主的同意 当发生任何人身和财产损害的事件时，要书面

尽可能早的发出通知 按业主要求尽快修订 进场前尽早的提交承包商全权代表名字和档案资料 该项施工前 在业主的风险造成的危害后，应尽早通知 在正式办理工程保险之前 当损害事件发生时，要尽快通知业主

通知业主，并写明详细原因和经过 要书面提交办理第三方保险的保险公司和保险单及保险费的支付票据 由于业主、其代理人或其雇员的任何行为过失造成了工人的事故或伤害等，应作出书面的详细通知 书在通知业主，由于法令和规章的原因而支付的合同之外费用的详细单据，应包括在下期支付证书中 由于交通要道公众的障碍或相临房产的人员阻挠，使工程误期及产生的附加费用 书面通知业主已按要求为其他施工单位提供便利和服务，以及由此导致的额外费用和工程误期 当合同之外的试验和检验符合业主的要求时，应书面通知业主给予试验或检验费用补偿 书面通知业主对将要覆盖的工程进行检查 书面通知业主，要将不符合合同规定的材料和设备从现场运走，并附代替材料或设备的清单 如因停工导致延期或附加费用，应尽早发通知索赔，要业主给予书面确认 如果工程或其任何部分的进展暂停了84天，非装饰公司原因对此暂停负责，否则装饰公司可书面通知业主，要求在28天内对暂停工程继续施工 对暂停工程进行复工未得到准许时，装饰公司应书面通知业主，选择将暂停的工程视为删减，或者如果全部工作都被暂停则将此合同视为无效合同 当可能引起要求延期的事件发生或能被看清事前还是事后并可能查明之时，应书面通知业主。需要延期的要求有具体详细证据材料 如果遇到紧急情况或有必须连续的工程施工之需要，必须在夜间或公休日进行施工时，要书面向业主提出通知，并经许可确认方能施工 书面提出申请加快工程进度详细步骤和方法 整个工程已经实质上竣工，并合格的通过最后

正常情况下业主要求检查保险单和保险费支付票据 当这类事件发生时，应尽快通知业主 当这些合同之外的费用由装饰工程支出后，尽快发出通知 在限定时间之内，提醒业主发出变更令或延长工期及追加费用 按业主要求或每月提交一次 在试验和检验之后提出 在工程覆盖前合适时间内 在将不合格的材料或设备从现场运走之前通知 在停工时间开始发生的两天内，书面通知业主 停工第84天起尽早通知 要求复工未得到准许第28天后，尽早通知 尽早通知 加班施工之间或紧急情况处理之时发出通知 当业主通知工程进度太慢，为保证按合同竣工之需要而加快进度时发出通知 当已经达到实质的要求，可向业主提

检验时，要求签发竣工交接证书，并附有在缺陷责任期内尽可能完成任何未完工作的书面保证 书面通知业主，工程变更后使得原单价或费率已不合理，应予以调整 书面提供给业主工程计量的详细资料，并协助其工作 当签发整个工程的竣工交接证书时，发现合同价格增加或减少总共超过“有效合同价格的15%”，则发出书面通知，要求对合同金额进行调整或补偿一笔费用 书面通知业主提出需使用计时工的原因，人员报表及计时工劳务费报价表供批准 在每月结束时应书面向业主递交一份计时工所用劳务、材料和施工单位提供施工机具的有标价的结帐单 书面通知业主表明进行索赔的意向 书面提供和保持与索赔事件有关的当时记录以合理的证实索赔的有效 如果索赔事件连续发生，应不间断的或在合理期限给业主提供有关索赔的证据资料，数量计算的具体细节帐目，以及在索赔事件终止后的最后帐目 当装饰公司需将其施工机械、装饰材料等运出工地时，应书面取得业主同意 向业主书面提交有关暂定金额支出的所有报价单、、凭证或收据 书面提出对指定分包商的反对意见 书面提供分包商已完成的工程或已提供的货物、材料、设备或服务等费用清单 书面通知业主因指定分包商的错误，承包商有权扣留或拒绝支付分包商的款项，并同时书面通知该指定分包商 在每月末应书面向业主提交本月已完工程量的月结账单六份，并由承包商或其代表签字 书面向业主提交一份竣工结帐单，并附有详细资料说明的证实文件

出，并在业主检验满意之后21天内得到本工程竣工交接证书 变更工程执行以前或执行以后，应尽早发出通知 当业主提出要求时 在竣工交接证书签发前或签发后应尽早发出通知给业主 在计时工使用前和每天计时工干完工作后 在计时工工作执行后每月发出通知 在索赔事件发生的7天之内 当业主要求及时提供 索赔事件连续发生，以7天间隔报送索赔证据资料及帐目单，索赔事件终止28天内报送最后帐目 在要运出现场前通知 当业主需要时提交书面资料 在提出指定后及下正式指令前尽快向业主提出 当业主需要时 在考虑拒付指定分包商款额之前通知 每月末都按时书面通知 在业主签发了整个工程竣工交接证书后84天之内书面通知

书面向业主提交最后的结账单，并附有详细的证实文件 承包商应书面给业主一份清账书，确认最后结账单的总金额 当施工单位严重违约并被提前终止合同时，若业主有指令，装饰施工单位应将合同中已签有的供货及材料或服务的契约利益转让给业主 当特殊风险发生应书面通知业主并将费用开销列明 书面通知业主解决甲乙双方之间的争端 如果承包商不满意业主解决争端的决定，可以书面通知业主，要求对争端的问题进行仲裁 当业主违约时，装饰公司应及时书面通知业主，且可在其后采取相应措施 当劳务和材料或其他影响工程施工成本的价格涨落引起款额增减时，应书面通知业主

4）图纸资料

①图纸登记应分清不同类别的图纸分别为已收到的图纸、在工地绘制的图纸和已发出的图纸。 ②登记时应标明的内容，图纸的连续号码、名称、大小、种类、比例尺、修改日期、分发清单。

③要特别注意修改图纸的登记和保存。 5）表报监理记录

①表报监理记录是业主、监理单位和承包商之间的工作表格或报告的总称，是装饰工程施工管理的主要工具。

②这部分资料应严格按照时间顺序保存，并同时编制分类一览表。 6）工地会议

认真参加业主及监理工程师组织和主持的第一次工地会议及经常性工地会议。了解会议主要内容，做好充分的准备。第一次工地会议基本上是工程师和施工单位的第一次正式接触，要确定许多影响以后工作的制度和原则，并且是决定工程何时或能否开工的关键环节。因此，第一次工地会议具有极其重要的作用必须认真对待并做好记录。 ①经常工地会议 ·工地会议的目的 讨论施工的问题；

就有关问题讨论结果做出决定； 记录有关事宜。

在业主发出了缺陷责任终止证书后 56天内 在向业主提交最后结账单的同时 在业主进驻工程现场与终止合同的14天后 当特殊风险发生时或发生后，都应及时迅速发出通知 没有时间，只要发生争端，即可发出通知 在书面通知业主进行仲裁争端时向仲裁院发出请求仲裁的申请书 一旦知道业主违约，要尽快发出通知 一旦发生，应尽快通知

经常工地会议是双方互相通知重要情况的场所，也是定期检查计划与实际执行情况偏差并着手纠正的良好机会，有助于避免误会和分歧。 ·会议主要内容

对上次会议记录的确认； 工程进展情况；

对下一个报告期的进度预测； 施工单位投入的人力情况； 技术事宜；

与工地其它施工单位、配套工程的协调问题； 材料质量、供应及保管情况及施工现场的管理情况； 对施工单位的通知和指令及对业主及监理单位的请示及要求。 ·会议记录

经常工地会议的记录是正式记录，其重要性不仅在于指导和控制装饰工程施工的管理，而且在发生争议和索赔时会议记录往往是主要判断依据。因此会议记录必须由甲、乙双方都表示同意才有效。

会议记录必须忠于事实及公平，应准确记录在会议中发表的全部内容。 会议记录必须清楚地列出，会议地点及时间、出席者姓名及他们所代表的单位。 会议中发言者的姓名及所发表的内容、决议事项、行动及何人何时执行等内容。

经常工地会议通常由总监理工程师主持，装饰工程施工单位负责记录、整理，并在整理打印好的正式经常工地会议文件上签署完毕，然后交总监理工程师审阅，签署认可，最后分发各有关单位存档。当经常工地会议会议记录需进行修改，或出现某些争议时，应在下次工地会议讲述与澄清并取得共识。若要对会议中的某个事项作进一步的解释或说明时，采用书面的形式通知对方。

②在日常施工生产中，如落实工作安排，督促施工生产，总结工作情况，帮助和教育后进，都需要通过会议的形式来解决。主要会议形式有： ·各工种和班组的班前会

这是一种制度性会议，在上班前开15-30min，由工长主持，项目经理和施工负责人应有选择地参加一些关键工种班组的班前会。一般要督促落实两个问题；

总结前一天的工作。包括完成工作量、进度效率、施工质量、安全、用料及文明施工； 安排当天的工作。将当天施工内容、部位、数量、质量、安全、 文明施工、技术要点的重点、相关施工规范等注意事项落实到人。 ·月、旬、周生产状况总结会

主要是，总结一段时间内，全工地范围在施工进度、安全、质量、文明、效率、纪律等方面的情况，表扬先进，纠正错误行为。此类会议通常由项目副经理主持。 ·一般质量安全事故调查分析会 现场安检会

装饰工程施工工艺较为繁杂，当出现了先进施工工艺、优质产品、合理化建议时，应及时组织有关施工班组学习和推广。当发生了典型的违章和冒险作业，以及野蛮施工时，无论是否已造成损失，均应及时纠正关召开现场会，对违章班组或个进行批评和处理。 劳动竞赛动员和评比会

（2）技术资料保密管理

我公司将严格遵守业主对资料的保密要求，所有有关本装饰工程的资料包括文件、图纸、规范等，均不用于本装饰工程以外的地方。未经业主的书面同意，禁止复印图纸和向第三方扩散。待工程竣工后交回全部图纸及相应设计文件。

我公司的管理人员及专业承包单位人员，凡因为工作职责而必须知悉保密资料的，均承担相应的保密责任，不得泄露给第三方知悉。 （3）工程资料的收集整理 1）同步性、及时性原则

施工技术资料及各种重要文件、来往洽商、设计变更、施工的隐蔽、预埋资料、所有材料的材质证明、合格证、原材料进场的复试检验报告等质量保正资料必须与工程同步积累及时收集，及时整理。资料员负责工程资料原件额收集工作，杜绝后补现象。施工的检查评定资料、施工记录、中间检查记录、质量整改记录、安全文明施工检查记录等施工检查评定资料也必须进行同步积累，避免写回忆录，必须保证资料真实准确客观地反映现场施工的实际情况。 2）资料的完整性原则

在资料的收集过程中，不允许资料的缺项、漏项。特别是保证资料部分，资料必须是完整的。 3）资料的可靠性、有效性原则

所有归档的技术资料杜绝伪造涂改现象，签章齐全，清晰有效。 4）档案资料的专业化系统化

项目经理部对档案资料的收集工作，设专业技术人员负责，有较强的专业化，保证项目竣工资料符合竣工档案资料的有关管理规定。 管理方法

①项目经理部配备专职技术资料管理人员，负责工程从开工至竣工期间的专业技术资料收集、整理和归档，达到技术资料积累与工程同步。

②专业分包的技术资料在施工期间由专业分包负责收集、整理，项目经理部专职资料员负责定期检查和指导，项目竣工交验前将资料交总包商，由总包商汇总后交业主。

③工程施工期间，公司项目管理部专职技术资料管理责任师将每月一次定期检查指导，保证资料完整、交圈。

④资料收集、整理将根据分部、分项进行。在资料收集、整理过程中，我公司有一套成熟的模式，这种模式能够达到档案馆的要求。 （4）工程交工验收资料归档管理 1）工程竣工图的编制

竣工图是真实地记录现场实际情况的重要技术资料，是装饰工程进行交工验收、维护修整、改建和扩建的主要依据，是工程使用单位长期保存的技术档案，也是国家的重要技术档案资料之一。因此，竣工图必须与竣工工程的实际情况完全符合；必须保证绘制质量，做到规格统一，字迹清晰，符合技术档案的各种要求：必须经主要技术负责人审核、签认。 竣工图的绘制的具体要求有三种：

①当施工过程中未发生设计变更，完全按图施工的装饰工程，可在原施工图纸(新图纸)上注明“竣工图”标志，即可作为竣工图使用。

②在施工中虽然有一般性的设计变更，但没有较大的结构性的或重要管线等方面的设计变更，而且．可以在原施工图纸上修改或补充，也可以不再重新绘制竣工图，而是由施工单位在原

施工图纸(新图纸)上，清楚地注明修改后的实际情况，并附以设计变更通知书、设计变更记录及施工说明，然后，注明“竣工图”标志，即可作为竣工图。

③若本工程的设计图纸尽寸、标高、施工工艺、平面布置、装饰效果等有重大变更，原施工图不再适于应用，此时应按照变更后的实际工程情况重新绘制新图纸，注明“竣工图”标志。 2）工程项目竣工验收资料的内容 工程项目开工报告； 工程项目竣工报告；

分项、分部工程和单位工程术人员名单； 图纸会审和设计交底记录； 设计变更通知单； 技术变更核单；

工程质量事故发生后调查和处理资料； 水准点位置、定位测量记录； 内件的质量合格资料； 检验报告； 隐蔽工程验收； 材料、设备； 记录及施工竣工图； 质量检验报告资料； 工程竣工验收及资料。 3）工程档案资料的内容

工程档案资料是工程的永久性技术文件 ①开工文件。 ②有关部门的批文。 ③消防报建审批书。 ④工程质量监督注册登记表。 ⑤开工证。 ⑥安全生产许可证。 ⑦消防许可证。

⑧设计文件(施工图及设计变更)、施工计划图、进度表、施工日志、施工记录、会议记录、会议纪要、分项作业指导书、工程安全资料等。

⑨施工技术资料。包括：原材料、半成品、成品出厂质量证明和质量试检验报告；施工试验记录，各分部分项工程施工记录，质量事故处理记录，其他有特殊要求的工程施工记录；预检记录；隐蔽工程验收记录； ⑩电气安装工程施工技术资料。 11给排水安装工程施工技术资。 12施工组织没计与技术交底。

13工程质量检验评定资料。进行分部汇总和评定；单位工程质量综合评定表。

14竣工验收资料。包括：本施工单位、监理单位、建设单位和设计单位等多方签认的竣工验收单；质量监督部门的质量核定书；设计变更洽商记录。设计变更洽商记录应及时办理，内容要求明确具体；洽商记录；竣工图。 4）竣工资料的主要内容及要求

①竣工工程项目一览表：包括竣工工程名称、位置、结构、层次、面积和附有设备、装置等。 ②图纸会审记录 ③材料代用核定单

④施工组织方案和技术交底资料

装饰工程施工组织方案应内容齐全，审批手续完备。如有较大的施工措施和工艺变动，要编入交工验收资料。

技术交底包括设计交底、施工组织设计交底、主要分项工程施工技术交底、合同要点交底等。各项交底要有正式书面文字记录和双方签认手续。 ⑤材料、购配件、成品出厂证明和检验报告。

装饰材料、材料半成品、成品均有出厂质量合格证明，表明出厂日期。

合格证和检验报告的抄件或复印件应注明原件存放单位，并附抄件人签字和抄件（复印件）单位印章。

门（窗）框、门（窗）扇、石材、瓷砖除要有出厂质量合格证外，还应附有现场检验报告。 防火材料要有国家标准的合格证书和消防部门的使用许可证。

防火材料要有合格证或试验报告；水泥出厂要有合格证或检验报告；焊接要有试验报告和焊条合格证书；钢材出厂要有合格证及试验报告。 ⑥施工记录

贴墙纸要有基层含水率记录；

工程质量事故的发生和处理记录。包括事故报告、处理方案和实施记录。 ⑦装饰施工试验报告

粘贴墙纸的胶水、贴瓷砖的砂浆若在现场自行配制，应经过试贴确定配比。试验报告注明组成的材料和配比，并说明试验结果，由业主签字确认。 ⑧预检记录

包括现场基准点、楼层基准线、预留孔洞和预埋件位置的检查记录。 ⑨隐检记录

泛指轻质隔断墙、吊顶、墙纸 、地毯、防水等项目的隐检记录。 ⑩装饰工程质量检验评定资料

包括所有分项工程应有的质量评定表及分布工程汇总评定表。 11交竣工验收书

装饰工程施工单位（承包方）、建设单位（发包方）、设计单位（设计师）和监理四方签认的竣工验收单，送质量监督部门进行核验，合格后签发的核定书。 12设计变更、洽商记录

设计变更、洽商记录应有设计单位、施工单位、建设单位和监理四方代表签证，经济洽商可由装饰工程施工单位和建设单位两方代表签证；

分包工程有关设计变更和洽商记录应通过装饰总承包单位办理； 设计变更、洽商记录按签证日期先后顺序编号，做到齐全、完整。

13竣工图

凡原施工图无变更的，可在新的原施工图上加盖“竣工图”标志后作为竣工图； 无大变更的可在原图上改绘，有重大变更的应重新绘制竣工图。 14施工日记

（5）竣工资料的归档

凡是移交的工程档案和技术资料，必须做到真实、完整、有代表性，能如实地反映工程和施工中的情况。这些档案资料不得擅自修改，更不得伪造。同时，凡移交的档案资料，必须按照技术管理权限，经过技术负责人审查签认；对曾存在的问题，评语要确切，经过认真的复查，并做出处理结论。

工程项目工程档案移交时，要编制《工程档案资料移交清单》，双方按清单查阅移交后，双方在移交清单上签字盖章。移交清单一式两份，双方各自保存一份，以备查。