数字经济
新财经 ２０１９年第１１期(总第３０８期)
财务共享服务与传统管理模式比较分析
满 丹
(锦州中燃能源发展有限公司ꎬ辽宁 锦州 １２１０００)
[摘 要]随着全球经济一体化的快速发展ꎬ如何强化集团母公司对子公司的财务管控ꎬ有效降低企业财务管理成本ꎬ已成为大型集团化公司面临的重大课题ꎬ实施财务共享服务成为大势所趋ꎬ通过财务共享服务不仅能够提高财务管理工作的成效性ꎬ而且也能够加快实现公远发展的经营目标ꎮ
[关键词]企业集团ꎻ财务共享ꎻ服务模式[中图分类号]Ｆ２７５
齐 ꎬ当前我国企业集团公司财务共享服务中心的发展参差不面临着种种挑战ꎬ如何能够最大限度地发挥财务共享服务的优势ꎬ让更多的企业集团高效利用现代化的信息技术实现财务管理工作的重大转型是现在面临的重大课题ꎮ现行我国大多数企业采用分级核算的模式ꎬ核算点较为分散ꎬ各项财务管理制度很难有效地推行ꎬ同时由于子公司较为分散ꎬ集团化管理的大型公司也很难做到定期制度检查及督导工作ꎬ子公司会计核算各自为政ꎬ财务管理工作陷入困境ꎮ企业上下级之间信息不对称及信息传递延迟的现象时有发生ꎬ导致企业内部信息滞后、失真和不完整ꎬ给公司管理层决策带来很大影响ꎬ易产生经营管理风险ꎮ因此ꎬ企业集团必须结合行业特点和自身特点建立财务共享服务ꎬ不能因为这种全新的挑战与传统管理模式的差异而摒弃财务共享服务的建立ꎬ阻碍企业战略目标的实现ꎮ
１ 财务共享服务的概念及特点
共享服务就是将一部分现有的经营职能集中到一个新的半自主的业务单元的合作战略ꎬ这个业务单元设有专门的管理结构ꎬ目的是提高效率、创造价值、节约成本ꎬ为经营管理者经营决策提供强有力的保障ꎮ简单来说ꎬ财务共享服务是依托信息技术以财务业务流程处理为基础ꎬ以优化组织结构、强调制度化、流程化管理、降低运营成本或创造经济价值为目的ꎬ为内外部客户提供专业化财务服务的分布式管理模式ꎮ
它的特点是工作效率高效化、信息透明化、可操作性强ꎬ有利于企业集团内控管理ꎬ所以被称作“财务人员的手和脚、从核算型会计向管理型会计人才转型”的先进管理模式ꎮ
２ 财务共享服务中心在企业集团中的地位
财务共享服务中心隶属于集团财务部ꎬ在财务部下面设置财务预算组、财务核算组、财务报表组ꎬ由ＥＲＰ项目组设置财务核算的流程设置及制度核算要求ꎬ核算的基础会计数据会通过ＥＲＰ核算系统提供给财务预算组作为分析的数据来源ꎮ同时ꎬ通过财务共享中心的月度资金计划管控系统ꎬ将全年预算分解与月度资金计划进行有效地结合ꎬ对待无预算或无月度资金计划的费用支出项目ꎬ财务共享系统将无法进行费用报销审批流程ꎬ这样加强了预算管控ꎬ报销更有效率ꎬ审核质量提高ꎮ同时ꎬ使企业集团公司线下预算管理及资金计划管控有了更加有效的控制方式ꎬ便于集团统一
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化管理ꎬ降低了资金风险ꎮ
３ 财务共享较传统管理模式在企业集团中的突出作用
３１ 财务业务一体化转型并提升可持续发展能力
现有财务机构的职能将被分解ꎬ逐步被财务共享中心所替代ꎮ在财务共享服务中心建设过程中会将财务资源充分利用起来ꎬ财务人员会从原来的记账型会计向业务型管理型会计方向转变ꎬ把主要精力集中在公司的核心业务上ꎬ专注于企业财务预算、报表分析、业务学习ꎬ通过对财务报表管理报表等大数据的分析ꎬ了解企业生产经营状况ꎬ通过对集团公司业务学习ꎬ通过实际业务与财务理论相结合ꎬ提高财务分析能力ꎬ注重于企业的价值管理和价值创造ꎮ推动了员工素质的提升ꎬ并且为公司创造更多的价值ꎬ从而有效地提升企业可持续发展能力ꎮ
３２ 财务和业务处理标准化流程处理速度加快
传统管理模式下ꎬ业务的操作方式和流程均存在差异ꎮ实施财务共享中心后ꎬ将原始凭证通过电子扫描系统进行扫描操作ꎬ实现了高效的会计电算化ꎬ降低了人工操作的工作量ꎬ同时审核人员通过移动客户端及ＰＣ端均可以进行审批操作ꎬ提高了原始凭证的审批效率ꎬ更节约了人力物力成本ꎬ大大提高了业务人员及财务人员的工作效率ꎮ财务共享服务建立后ꎬ对集团各项规章制度的落实ꎬ各项财务数据的整合共享都提供了最好的平台ꎮ财务共享服务使企业集团及各子公司共用一个财务账套ꎬ实现财务数据跨区域、跨部门的整合共享ꎬ有利于各公司通过数据对标及分析ꎬ看到自身发展的缺陷ꎬ有利于企业找到问题的症结点所在ꎬ有利于企业经营目标的达成ꎮ
３３ 信息高度集中、穿透力强
通过共享能够将更多的信息甚至是财务核算要求以外的信息集中起来ꎬ为企业管理者经营决策提供更多的信息参考ꎮ通过ＥＲＰ系统对会计科目维度的扩充设置ꎬ使更多的详细信息通过维度记录集中到共享中心ꎬ分析者通过对数据的分析及全方位信息收集了解ꎬ从而提供高质量的决策支撑报告ꎮ打破了原有传统管理模式下分析思路ꎬ既提升了工作效率ꎬ又提高了分析报告的质量ꎮ３４ 企业集团财务管控力度进一步加强
财务共享服务的实施可以第一时间查询成员子公司的财务数据ꎬ提高了集团公司财务管控的力度ꎬ而且财务共
满丹:财务共享服务与传统管理模式比较分析
享中心的建立ꎬ实现了痕迹化管理ꎬ任何驳回、撤销、调账操作都会留有记账痕迹ꎬ对各子公司的财务监管及内控管理起到很好的促进作用ꎮ比如ꎬ传统管理模式下子公司向集团公司报送财务月报管报及法报时ꎬ报送时间受多种因素影响ꎬ各公司很难在规定的时间节点完成上报工作ꎬ集团总部较难实现实时管控ꎬ同时也不利于财务信息的归集管理ꎮ但在建立财务共享服务中心后ꎬ子公司的财务记账及报表出具工作均在共享中心完成ꎬ集团可以通过共享中心实时监控各家的财务数据ꎬ有利于提高集团的财务监管力度ꎮ
３５ 财务共享可以有效降低财务运营成本
数字经济
入成本较大ꎬ使中小型企业管理者望而却步ꎮ
解决措施:在这种情况下ꎬ中小企业可以选择将部分业务外包ꎬ享受财务共享所带来的成本降低和服务提升的优势ꎮ同时对于中小企业来说ꎬ部分业务外包后也会相应地节约人员成本ꎬ使富余下来的财务人员投入到需要他的岗位中去ꎮ因此ꎬ为了满足不同的企业经营需要ꎬ共享服务也会是以共享服务模式和外包模式的并存形式存在ꎮ４２ 业务整合及人员分流的处理
对于中小企业而言ꎬ实施财务共享服务进行业务整合势必会对财务人员管理及工作热情带来冲击ꎮ
解决措施:对业务流程进行简化、对业务及对口部门进财务共享的核心价值体现在能够以更低的成本提供更好的服务ꎮ企业财务共享服务通过整合内部资源ꎬ精简业务流程ꎬ有效地降低企业财务运营成本ꎮ实施财务共享服务后ꎬ公司对业务审批流程报销制度进行规范化、标准化的改革ꎬ在标准化管理的基础上简化审批流程ꎬ规范原始单据的收集及整理扫描工作ꎬ实现高效办公、提升工作质量ꎬ间接地也节约了财务运营成本ꎮ
３６ 财务共享可以加速集团公司经营战略目标的实现
随着全球化发展步伐的加快ꎬ集团公司高速发展ꎮ但由于集团公司分散在全球各地ꎬ对业务处理方式ꎬ对财务人员的管理要求ꎬ公司管理制度受地域的客观性因素影响各有不同ꎬ因此给公司的管理带来了很多难度ꎮ通过财务共享服务ꎬ可以将会计核算职能集中到共享服务中心处理ꎬ这样既避免了公司因受地域等客观性因素影响而造成财务监管力度不够等缺陷ꎬ又有效地控制机构和人员数量ꎮ通过财务共享服务中心高效、标准的管理服务ꎬ加速集团公司战略目标的达成ꎮ
３７ 有助于提高企业的资源整合能力和核心竞争力
现有财务机构的职能将被分解ꎬ财务人员将从繁杂的非核心业务工作中出来ꎬ转变管理职能ꎬ把主要精力集中在公司的核心业务上ꎬ在提升个人业务水平的基础上ꎬ注重财务管理与业务学习的有机结合ꎬ从而做出符合企业集团发展的高质量的财务分析报告ꎬ为企业经营管理者提供强有力的决策保障ꎬ增强企业的核心竞争力ꎮ３８ 服务的一体化和融合化
这里的一体化和融合化是指多种共享中心(如财务共享服务、人力资源共享、信息技术共享、客户共享服务等)的集成和融合ꎮ共享服务中心最先融合的是人力资源共享和财务共享服务ꎬ人力资源系统的先行上线对财务共享服务中企业集团内部员工的信息管理起到保障作用ꎮ随着共享中心发展的深入ꎬ财务共享中心的服务内容除传统的财务业务流程工作外还能进行如月度资金计划管理、全面预算、管理报表、法务事务处理、融资事项申请等工作ꎮ因此加快实现对业财一体化财务人员的梯队建设就显得尤为重要ꎮ
４ 中小型企业管理模式的现状分析及解决措施
４１ 初始投资成本较高
对于中小型企业而言ꎬ由于财务共享服务中心的初始投
行整合操作、注重员工的沟通等ꎻ同时将精简下来的财务人员进行公司全方位的业务培训ꎬ用财务人员的专业素养及扎实的财务知识去充实公司需要的部门中去ꎬ成为“专业精、业务通、自身硬”的合格型管理人才ꎮ
４３ 协同工作难度较大、财务规则不同致使工作难度大
解决措施:采用集中管控、分散决策的方式ꎬ完善知识型的财务管理系统ꎮ通过完善知识型的财务管理系统ꎬ建立竞争型的财务人才机制ꎮ通过竞争上岗、绩效考核与激励措施相结合的方法ꎬ鼓励财务人员除了处理财务基本会计核算操作外ꎬ还要学习掌握诸如报表管理、财务风险管理、资金管理等领域知识ꎬ使财务人员都能够成为“懂经营、会管理、善沟通”的优秀财务管理人员ꎬ从而拥有更多企业财务战略决策的话语权ꎮ从企业集团角度来说ꎬ共享服务带来的是流程简化、标准化、透明化和集中化ꎬ企业运营效率将大幅提升ꎬ财务经营成本将大幅下降ꎬ但企业从传统的运作模式向共享服务转型是一项长期、复杂和充满挑战的变革ꎬ这需要企业集团经营者坚定信念ꎬ摒弃传统管理模式的束缚ꎬ加强并细化对员工的疏导与分流工作ꎬ才能克服重重阻力加快转型速度ꎬ迎来企业集团全新的财务管理高速发展时代ꎮ
５ 结 论
财务共享服务是一种透过财务视角对企业管理模式的创新和再造ꎬ是对传统财务活动的一次全方位、性的重整ꎮ建立共享服务既是机遇也是挑战ꎬ需要改革创新的经营理念ꎬ同时需要企业集团高级管理人员、子公司经营管理者及全体员工信念一致ꎬ有明确的战略目标并达成共识ꎮ财务共享服务中心的建立不是一蹴而就的ꎬ要面对的是初期磨合的考验ꎬ要改变旧有的流程ꎬ需要一些时间和精力来实现平稳的过渡ꎮ它需要长远的目标规划ꎬ在严谨的调研评价基础上科学地规划项目的整体实施方案ꎬ全方位努力做好财务共享服务的过渡ꎮ
参考文献:
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