塾室 ＮＯ．６ ＴＩＭＥ ＥＤＵＣＡｎ０Ｎ Ｊｕｎｅ 浅谈高校教学秘书工作的基本要求 林少颖 摘要：高校教学秘书在教学管理中承担了最基层、最具体的管理和协调工作，其工作琐碎，涉及面广，责任重，关系学校教学质量及 学校正常教学的有序进行。本文就高校教学秘书工作的基本要求从高校教学秘书的工作职责、能力要求与素质要求三方面进行阐述。 关键词：教学秘书工作职责能力要求素质要求 中图分类号：Ｇ６４７ 文献标识码：Ａ ＤＯＩ：１０．３９６９￣．ｉｓｓｎ．１６７２—８１８１．２０１４．１２．０８６ “教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校工作 的重中之重。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好 坏，影响着人才培养。教学秘书是高校一线教学管理人员，是教 学管理的具体执行者、协调者。教学秘书工作是高校教学管理工 作的重要组成部分，通过具体的教学管理工作，直接或间接地影 响到教学质量。教学秘书在教学管理过程中的作用越来越重要。 １高校教学秘书工作职责 高校教学秘书工作范围广、内容丰富，属于综合性服务工 作。现就职责范围列举如下： 其他职能部门的协调沟通，系内领导与教师的沟通，教师与教师 间的沟通，师生间的沟通等，教学秘书在其间便处于交叉点的位 置，作用是上传下达，信息收集汇报。这就要求教学秘书具备较 高的沟通协调能力，既要坚持原则又要懂得灵活处理化解一些误 解与偏见，以协调各个方面的关系，保证教学工作顺利进行。 ２－３计算机基本技能 现代化高效率的教学管理要求教学秘书应具备计算机应用 的基本知识和技能，熟悉教务系统教学管理方面软件的实际操 作，比如：学期课程学时学分录入上传，授课教师姓名职称录入查 询，学生成绩、课程选修情况等查询。熟悉计算机基础操作是教 学秘书日常工作的必备技能。 ２．４文字表达能力 第一，在教务部的安排下，参加各项教学会议和培训工作；在 系主任的指导下，完成本系日常教学管理工作；协助系主任，组织 召开本单位的教学工作会议，当好系主任的助手。 第二，负责根据教学计划，收集、汇总、上报开课计划；负责收 集、汇总、上报任课教师基本隋况；并负责将教学任务录入教务管 理系统，并逐一落实和确定。 在日常工作中需要频繁撰写通知、申请报告，期中需要撰写 期中教学检查报告，期末需要撰写学期工作总结，因此，高校教学 秘书应具备较好的文字表达能力。 ２．５组织调度能力 第三，协助各教研室做好培养计划的调整、制定和上报工作； 协助任课教师做好本系专业教材的选用、上报工作。 第四，协助院系领导做好教学检查工作；协助院办、教务等部 教学秘书工作是一项计划性强、工作范围广、内容丰富的综 合性服务工作。工作内容泛到协助领导决策、服务教师、服务学 生，细到通知开会、分发资料、安排接送车辆。处在这样一个复杂 交错的工作环境中，教学秘书应具备良好的组织调度能力，分清 工作的主次关系，统筹安排完成工作的顺序，能对突发情况及时 门收发与教学管理有关的文件、通知，维持正常教学秩序。 第五，负责做好本单位教师工作手册、教研活动记录等教学 档案的建设，教学材料积累、整理和存档工作。 第六，负责做好学生的成绩的收集、统计、上报，确保学生成 做出合理的应变，使职责范围内的所有工作有条不紊，达到效率 最大化。 绩登记的正确性；协助办理学生报到注册、选课、休学、退学、转专 业等学籍管理工作。 第七，协助教务部、人事部及时汇总教师的工作量及教师需 ２．６信息筛选、整合能力 基础工作涉及面广，整个学院各个部门与系内的联系，都要 通过教学秘书，其间大量的文件、通知需要教学秘书传达到系内 求情况汇总，并作好院系布置的有关教学管理方面的其他工作。 高校教学秘书是维系各项工作的纽带，在教学管理中不可或 缺。 各个相关人员。这就需要教学秘书筛选信息，转化并整合信息， 分清信息的轻重缓急，分块分期及时将通知下发到相关领导与师 生手中。 教学秘书发挥着越来越重要的作用。要做好教学秘书的工 作，必须具备一定的能力和素养。 ２高校教学秘书能力要求 ２．１语言表达能力 ２．７收集资料、归档文件能力 岗位的特殊性决定了教学秘书往往掌握有大量的一手资 高校教学秘书是单位的门面，与单位内部其他职能部门沟 通，与单位外的合作单位联系，这些工作都需要与工作对象反复 磋商，做到上情下传、下情上达、解释原因、交涉事宜等。在工作 中应做到语言简明扼要、措辞得当、表达清楚。 ２．２沟通协调能力 料。一方面是日常教学活动，如教学观摩、系部会议，学生活动 等，需要教学秘书及时形成图片材料和文字记录并存档。这些资 料是平时教学活动轨迹的体现，教书秘书要善于把这种原始材料 的占有优势通过自己的分析思考，提出有见地的建议，供领导决 策参考，做好基层领导的助手和参谋。另一方面，文件资料必须 归档整理清楚，需要时要像药房抓药一样，精准地找到相应的文 高校教学秘书一项重要的职能就是协调沟通。教学秘书是 沟通的桥梁，包括学院与系的联系沟通，系与系的协调沟通，系与 一件盒，做到可以立即予以提供。这都需要教学秘书在日常工作中 养成收集信息、整理文件的习惯。 １ １ ０— 塾 Ｎｏ．６ ＴＩＭＥ ＥＤＵＣＡＴ１０Ｎ Ｊｕｎｅ ３高校教学秘书素质要求 ３．１爱岗敬业，培养良好的职业道德 教学秘书是为教师的教学、科研和学生的学习提供最直接服 务的人。若没有无私奉献、甘于淡泊的精神，是很难胜任教学秘 教学秘书是领导的哨兵，要具有敏锐的观察能力，掌握院系动 态并及时报告领导。如：时时掌握师生思想动态，在学习、工作和 生活中，给予帮助，让教师学生安心工作学习无后顾之忧，从而保 证正常教学的有序进行。 书工作的。教学秘书应具备强烈的事业心和责任感，热爱工作， 尽职尽责，态度谦虚，工作原则性强，对学生充满爱心，埋头苦干， 不计名利，尽可能为师生服务得周到些，力求让师生在自己的协 助下取得最佳的工作学习效果。基于此，无论管理与服务多么烦 琐，名利和地位距离自己多么遥远，也会乐此不疲。 ３．５与时俱进，学习他校先进工作经验 教学秘书工作千头万绪，除了勤劳肯干外还需要不断学习借鉴 他人的先进工作经验运用于自己的岗位，不断化繁为简才不至于 被工作压倒，才能驾驭好这个岗位。 综上所述，高校教学秘书是教学管理工作的基础岗位，工作繁 琐，面面俱到，但在教学管理中不可或缺，掌握洞悉工作职责，具 ３．２勤恳务实，服务师生 高校教学秘书工作事务繁杂，为教师和学生的服务可以说是没 有固定的边界与深度，需要一直本着谦逊的态度、认真工作、勤勤 恳恳，不得有丝毫的懈怠。 备相应的工作能力，加上基本的素质才能在工作上游刃有余。 参考文献： ３－３亲和力强，营造和谐的环境氛围 教学秘书要善于做群众工作，亲和力强，有良好的人际关系，才 【１】向光芹．高校教学管理人员应具备的素质Ｕ】．现代企业教育 ２００８，（１６）：９２—９３． 能顺利传达上级领导指令，贯彻领导的工作要求到广大师生中。 为师生消除疑虑，解决困难，营造宽松、和谐的工作环境，工作上 才能调动师生的主观积极能动性，才能使得教学管理工作高效进 行。 ３．４观察敏锐，洞悉院系动态 （上接第１０９页） 作者简介：林少颖（１９８３－），女，福建永泰人，文学学士，研究实习 员，主要从事高校教学管理工作，福建对外经济贸易职业技术学 院财贸教学点，福建福州３５００１６ 精简、扁平化、弹性化的组织结构理念以及在此基础上的自组织 管理模式是学习型组织的最显著的特点。因此，学习型组织结构 思考从事各种不同的教学、科研、服务活动，自然能增强成员个人 的知识与经验，并改变整个团队的组织行为，最终强化团队变革 和创新的能力。 ３．４学术团队中的大师效应与学习型组织的领导影响相近 大学组织中，教师的水平和成果体现了学校的水平和声誉。 符合学术组织工作特性的内在诉求和员工自身的特性。 ３．２学术团队的学术目标为构建共同愿景提供基础 学术人员本来就以终身致力于学术为目标，对事物的不断探 索是学术研究的一种本质诉求。学术群体相对于其它群体有更 高的精神追求，大学虽向来有着学术自由的传统，但是学术人员 的研究必须能够得到同行认可方才有价值，这就需要两个前提条 件：同行评价和同行交流。学术的繁荣唯有在频繁的讨论、合作 与交流中才能促成。学术团队的学术目标是培养人才和探究高 深知识，这与学术成员个人职业生涯追求是一致的，也就是说个 人愿景与团队的共同愿景能整合到一起并相互推动。由此可见， 大学学术团队的成员有着自我超越的本质诉求，个人能力的提高 或学术成就的提升又能进一步带动团队的学习。不管是团队中 个人的学术成就还是集体创建的目标都能提升团队的声望并带 动团队的发展。 ３－３学术团队成员的工作方式与学习型组织成员的工作方式契 合 因此大学常以拥有名师和围绕名师而形成的学术团队而骤然崛 起，或以拥有若干个学术影响大的团队使大学保持持久的创新能 力和显赫地位。名师代表学术权威，常为学科带头人。在好的保 障机制下，学科带头人常能较好地指引研究的方向，有利于共同 愿景的建立与实现。再者，学术权威与其它学术人员之间不是严 格的上下级关系，易于沟通交流的渠道较易形成。学术成员之间 平等的关系有利于团队形成开放、宽松、适度竞争的学习环境。 综上所述，由于学习型组织理论的可迁移性以及大学学术团 队本身具备某些有利于创建学习型组织的条件，能解决理论联系 实际的问题。因此，我们说，在大学创建学习型学术团队具有一 定的必要性和可行性。 参考文献： 大学本来就是以知识为目的组织，此任务落实到学术成员身 上，便是以探究高深学问为己任。高深、专门知识的教与学是学 术成员工作的逻辑起点，这自然就形成学术成员工作学习化、学 习工作化的工作方式，与学习型组织成员的工作方式不谋而合。 学术团队成员的学术生活离不开学习，不管是学术团队还是个人 职业目标的实现皆与学习能力成正相关关系。在当今科技与社 会发展日新月异的趋势下，个体的精力与能力明显跟不上知识、 信息发展的速度，个体研究越来越难以适应发展的需要，跨学科 合作是科学技术发展的必然要求。学术成员的责任早就从单纯 …１周红兵．当前高校教研室功能的发挥Ⅱ】＿杭州应用工程技术学 院学报，２００１，（１）． ［２】方海明．大学基层学术组织存在问题的原因与对策Ⅱ】．浙江师 范大学学报，２００６，（３）． 【３】林萍华，王济干．从基层学术组织的视角看高校学术团队建设 ＵＪ．中国高等教育，２００６，（１９）． 【４１周桂瑾，于云波．学习型组织理论及其应用思考Ｄ］．商场现代化， ２００６，（１０）． 【５】林涛，飞．学术团队创新环境建设ＵＪ．学位与研究生教育， ２００７，（６）． 的教学发展到教学、科研与服务相结合和甚至更多的责任了，这 样的情况下，个人永远不可能是无所不知先生，当终身学习成为 发展的前提时，处于终身学习心脏地带的学术团队将学习作为主 旋律更是责无旁贷的事。当成员能持续不断地学习，并运用系统 作者简介：胡英芹，广州铁路职业技术学院，广东广州５１００００ 黄美琳，广州涉外经济职业技术学院，广东广州５１００００
