高校档案数字化建设面临的问题与解决策略

文/滨州学院档案馆  赵宗明

【摘要】信息时代，科技进步，信息技术也在不断得到发展。基于这样的大背景下，各高校紧跟发展潮流，档案数字化管理在这种情况下出现，对于高校档案的管理提出了新的需求。本文主要分析高校档案数字化的现状及面临的问题，并提出了高校档案数字化建设的解决策略。

【关键词】数字化技术；档案馆；建设研究现今，数字化技术已经普遍运用在我们的生活学习中，各高校的档案管理方面也在逐渐引进数字化技术，不断实现高校档案数字化管理。档案实现数字化管理一方面能够使用户更方便快捷地查找和下载各类资源，另一方面也能对高校档案的管理方式进行整合优化，提高管理和利用效率。传统的纸质存储方式和靠人工管理的档案管理方式已经不能适应信息时代的发展，数字化管理所具有的“智能化、虚拟化、数字化”等特点更具有优势。很多高校已经开始创建属于本校的电子档案管理系统，但是由于技术和管理体系的不完善，仍然存在着一些问题，需要继续完善。

数字化建设刚刚走上正轨，所以关于高校档案管理的规范化标准和体系还尚未完善，缺乏管理操作的标准。相关的高校档案数字化技术型号不一，无法通用，形成不了统一的设备系统。档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一等等，这些因素都影响着高校档案数字化的建设进程。

二、高校档案数字化建设的解决策略

（一）加强数据库建设。1.建立高校基层报表和高校状态数据库。高校基层报表和高校状态数据库作为各高校每一年必须要进行的工作，在高校档案数字化管理中具有重要的作用。通过创建高校基层报表和高校状态数据库，将学校的各个学院或有关单位需要进行存储、整理和反馈的数据信息通过网络和数字化技术直接存储到所创建的数据库当中，进行优化整理，同时要根据有关规定，填好高校基层报表和高校状态数据库的更新。2.建立档案管理主页。如何更好地运用网络，挖掘高校档案数字化建设的新渠道，是今后的主要方向。我国高校从2001年起，有关学生的档案信息以及学籍等就可直接录入到各高校档案管理系统，简单便捷。随着高校录取人数的不断增加，同时互联网用户也越来越多，各高校应尽早建立档案管理主页，做好主页的资源分类，将体现学校特色的内容加入其中，利用网络体系为互联网用户提供便利。3.建立学生学籍档案数据库。现今，高校新生从录取到在校的各种管理都采用网上录入的形式，方便进行实时调查。高校档案数字化管理应从新生进行网上录取就开始发挥作用，将学生的各种信息录入档案数据库；学生在校期间，学生的学科成绩、奖惩情况等也要进行录入；学生毕业后，将学生的档案寄送到相关单位，以便用人单位对其进行评估。同时建立学生学籍档案数据库也有利于辨别学生学历的真假和冒名顶替情况的发生，避免出现“假象”。4.建立高校人才数据库。高校不仅仅是培养人才的地方，也是企事业单位发现人才、争夺人才的领域。建立高校人才数据库，不仅对于学校的教学、科研、管理活动顺利开展有利，同时也有利于学校向外推荐人才，更好地开展校企合作。通过建立高校人才数据库，学校将有才能的学生通过互联网进行推荐，鼓励学生努力学习，积极工作，同时又能提高学校的知名度，为学校吸引更多的生源和与企业合作的机会。

（二）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设。无论任何工作，人都是其中的关键因素。高校档案数字化建设水平和质量的高低，由档案数字化建设中的工作人员来决定。一是要选择积极上进、责任心强、能吃苦耐劳的人员进行高校档案数字化建设和管理。从根本上减少管理人员发生问题的概率。二是加强管理人员的管理水平和职业技能。要实现高校档案数字化，管理人员本身必须要具备高水平的知识储备和职业技能。

一、高校档案数字化建设面临的问题

（一）数据库更新缓慢、建设滞后。基于各高校的建校历史，数据库也经过了很长时间的使用，有些高校的数据库无论是从内容还是管理设施相对来说都比较落后，更新缓慢，致使数据库整体水平较低，标准化程度低。除此之外，技术和管理水平的，高校档案建设大多以档案目录数据库为主，并没有其他的媒体数据库，而且有些数据库更新缓慢，能够有效运用的范围狭窄，需求者的需求得不到满足，数据库的利用率低，建设滞后，高校档案资源共享的功能得不到实现。

（二）对于档案数字化建设资金投入少。高校档案数字化建设由于硬件设施和数字化技术欠缺、资金支持少等条件的制约，建设缓慢。数字化技术的引进、各种数字化设备和软件的更新升级、各种高校档案的迁移转录等工作都需要大量的资金支持，资金不到位将严重影响高校档案数字化建设。除此之外，虽然大部分高校档案数字化建设已经具有了雏形，但是整体来看，还是以人工管理模式为主，数字化技术不成熟，运用较少。甚至有些高校的档案管理设施过于陈旧，有些计算机还是老式计算机，档案的存取和利用麻烦，不能完全满足需求者的需求。对于历史悠久的高校来说，档案的数量十分庞大，如果要全部将纸质资源转化为数字资源，需要投入的工程量十分巨大，资金投入不足，这些工作就不能顺利地开展，也会制约高校档案数字化建设。

（三）档案数字化管理人才缺乏。高校档案数字化建设和管理需要专业复合型的人才，因为这项工作专业性很强，所以对于工作人员的专业技能和综合素质要求很高。他们不仅仅需要具备丰富的档案管理知识储备，在计算机等高新技术也需具有较高的技术水平，但是专门从事高校档案数字化建设和管理的人员非常少，同时具有计算机技能的高校档案管理人才更是少上加少。因此，档案数字化管理人才十分缺乏。

（四）档案数字化管理标准和体系不完善。高校档案管理的规范化标准和体系是档案数字化建设的基础。因为高校档案

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因此，对档案管理人员进行在职培训，或者进行短期的继续教育等方法，提高档案管理人员的素质，创建有能力、会学习、能应用、能适应现代高校档案数字化发展形势的高校档案管理人才。最后，高校档案数字化管理人才较少，要了解他们的需求，解决他们的后顾之忧，避免出现人才流失的情况，保证他们的工作积极性。只有这样，才能使高校档案数字化工作逐步走上规范化、制度化、科学化和现代化的轨道。

（三）完善高校档案管理标准和体系。统一的管理标准和体系是工作正常开展的前提和必要条件。高校档案数字化建设和管理工作是基于大数据的情况下，方便各高校更好地开展工作的一项基本工作。高校档案管理单位应根据国家相关法律法规或者借鉴其他高校档案数字化建设的成功经验，引进相关数字化技术和设备，制定适合本校的、科学的档案数字化管理标准和体系，不断完善高校档案数字化建设。只有建立和完善统一的高校档案数字化管理标准和体系，按照这个统一的标准开展工作，才有迹可循，才能确保资源得到更好的利用和共享。

（四）加大对高校档案建设的资金投入。资金投入分两部分，一是硬件，二是软件，硬件就是设备仪器，软件是技术和系统。硬件包括扫描仪设备等等，软件部分包括系统更新、购买正版图文处理软件等等。高校档案数字化建设需要大量的技术、人才和设备，这些都需要投入大量的资金。各高校应根据本校的财政情况，抽取一部分专项资金进行学校档案的数字

化建设，同时，相关的档案管理部门要对这笔资金进行高效利用，数字化设备是档案数字化建设的基本，档案管理部门根据现有的设备，视情况采购，可以进行有效补充，并对原有的设备进行改造升级。除此之外，引进先进的数字化技术，利用大数据和先进技术，实现档案管理的智能化、高效化。

三、结语

综上所述，要想实现高校档案数字化高水平的管理，要不断解决发展过程中所出现的问题，不断强化档案数字化建设。我国高校档案数字化建设才刚刚开始，还需要不断进行深入探究，本文仅仅浅析了发展现状和一些基本的解决措施，但问题并未全面涉及，因此，需要进一步完善,为我国高校档案数字化建设提供更好的支持。【参考文献】

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[4]党跃武.以档案数字化为基础,创新高校档案文化建设的川大实践[J].数字与缩微影像,2015(02):1-5.

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（五）对档案进行信息化建设。现代化信息技术在当今社会已经应用的很广泛，计算机的应用随处可见，这就使得传统的档案管理工作很难适应现代化的发展。对档案进行数字化管理是现在社会普遍存在的现象，它不仅可以实现普通档案资源的分享，同时也避免了纸质档案长时间翻阅带来的损坏，很好地保护了档案资源。所以对档案实施现代化的管理，不仅可以提高档案系统的实际应用功效，也利于档案的规范化管理，同时档案的开放程度以及利用程度的功能也得到了较好的开发。

（六）强化档案管理意识，完善管理机制。强化档案的管理意识需要从全方位考虑，加大基础设施建设，为档案实现更好的分类。增加档案架，引进档案管理软件，购买性能较好的电脑、扫描仪器，对档案进行电脑管制，这样更利于办公室档案的调用，完善管理制度，保证档案的真实性时效性。大多数企业档案管理机制时间过久从未修改，在实际的工作中发挥作用不大，可以引进市场上先进的档案管理，使得档案管理实现责任制，更利于档案的规范化管理。

（七）对档案实施科学管理。办公室对档案进行科学管理也能促进档案管理的规范化。为了档案管理的规范化，对其实施科学管理，立足服务社会，按照单位的实际发展需求，引进信息化管理。优化档案管理的运行机制，提高档案管理规范化科学化的水平，在实际工作中不断摸索档案管理

机制，对其进行完善强化，为进一步实施档案管理的规范化管理打下基础。

四、结语

综上所述，每个单位都离不了档案管理工作，档案管理规范化程度的高低不仅对办公室的工作效率有影响，也会影响到企业工作的正常开展。与现代化发展相结合，对档案管理实行信息化，同时办公室档案的管理工作也离不开管理人员素质与档案现代化建设。因此为了提高办公室的档案管理工作效率，需要大家共同努力，相信通过我们素质的提升与现代化的档案管理方式，使得企业能更好更快发展，为社会企业的正常运行保驾护航。【参考文献】

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