第一章 总则
第一条 为规范贸易客户档案管理，提高客户服务质量，保障公司利益，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司所有贸易客户档案的管理。 第三条 本制度遵循全面、准确、及时、安全的原则。 第二章 档案内容
第四条 贸易客户档案应包括以下内容：
1. 客户基本信息：包括客户名称、法定代表人、注册资本、成立时间、地址、联系方式等；
2. 客户信用等级：根据客户信用记录、财务状况、合作历史等因素进行评定； 3. 客户交易记录：包括交易时间、交易金额、交易品种、付款方式、结算方式等； 4. 客户合作记录：包括合作项目、合作时间、合作成果等； 5. 客户投诉及处理记录：包括投诉时间、投诉内容、处理结果等； 6. 客户关怀记录：包括拜访记录、活动参与情况等； 7. 其他相关资料：如客户荣誉证书、资质证明等。 第三章 档案管理
第五条 贸易客户档案由业务部门负责收集、整理、归档和管理。
第六条 业务部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全。 第七条 档案收集：
1. 业务部门在开发新客户、维护老客户过程中，应及时收集客户档案资料； 2. 收集的档案资料应真实、完整、准确，不得伪造、篡改。 第 档案整理：
1. 档案资料应按照档案分类标准进行分类整理； 2. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
第九条 档案归档：
1. 档案资料归档前，应由业务部门负责人审核； 2. 档案资料归档后，应按照档案保管要求进行保管。 第十条 档案保管：
1. 档案资料应存放在安全、通风、防潮、防虫、防尘的专用档案柜中； 2. 档案资料应定期检查，发现破损、丢失等情况应及时修复或补充。 第四章 档案查阅与使用 第十一条 档案查阅：
1. 查阅档案应填写《档案查阅申请表》； 2. 查阅档案应经业务部门负责人批准；
3. 查阅档案时，应遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、涂改、损坏档案资料。
第十二条 档案使用：
1. 业务部门在开展业务工作时，可依据档案资料了解客户情况； 2. 档案资料不得用于非法用途。 第五章 奖励与惩罚
第十三条 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表扬和奖励。
第十四条 对违反本制度，造成档案资料丢失、损坏、泄露等后果的，给予相应处罚。 第六章 附则
第十五条 本制度由公司业务部门负责解释。 第十六条 本制度自发布之日起施行。
