最新公司档案管理制度

概述

随着公司业务的不断发展，档案管理已经成为公司管理的一项重要工作。为了规范公司档案管理，提高档案管理的效率和质量，公司制定了最新的档案管理制度，该制度适用于公司所有部门和员工。

目的

该制度的目的是规范公司档案管理行为，保障公司档案的完整性、可靠性、保密性，以确保各项业务运作的顺利开展。

范围

本制度适用于公司所有部门和员工。

规定

1. 档案归档责任

1. 主管领导对部门档案的审核、认定、转移、查阅等全过程负责，并指定档案管理员实施档案管理。

2. 部门档案管理员负责本部门档案的整理、归类、标识、录入、检索、借阅、转移等工作，要确保档案信息正确、完整、无误。

3. 档案管理人员应遵守相关法律、法规和公司的档案管理规定，保证档案存储环境良好，安全可靠，保密性能达到相关标准。

2. 档案存放

1. 公司所有档案应按照文件分类原则进行归档。

2. 不同类型的档案应存放在相应的文件夹、盒、柜中，并标识清楚档案存放位置，便于管理和查阅。

3. 根据档案的重要程度和保密级别，制定具体的存储要求，如区域、密码保护、物理隔离等。

3. 档案借阅管理

1. 借阅档案必须填写借阅申请表，并经主管领导审批后方可借阅。

2. 借阅人员应确认档案的安全性和完整性，确保档案不被丢失、损毁或泄露。

3. 对于保密档案的借出，借阅人员需要签署保密协议，并在归还时进行保密检查，确保保密标准得到有效维护。

4. 档案检索与利用

1. 档案管理人员应根据档案的存储位置和索引文件，及时为查询人员提供准确的档案信息。

2. 档案管理人员应根据不同的档案属性，制定相应的利用规定，保证档案利用的合法性和安全性。

3. 在档案利用方面要遵守国家有关档案管理的法律法规和公司的档案利用规定，不得有隐瞒、篡改等行为。

5. 档案销毁

1. 档案管理人员应按照公司档案保管期限和销毁规定，对档案进行及时归整、审核、认定、销毁，确保档案信息的准确性和安全性。

2. 档案销毁应进行严格审批，并依据具体审批程序和文件明确销毁时限、方式和程序，并在销毁记录中留存审核、销毁人员等相关信息。

责任

1.主管领导

• 严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责

• 加强对部门档案管理人员的督导和指导

• 审定公司档案管理制度及其重要变更

2.档案管理员

• 执行档案管理制度和工作程序，确保公司档案的安全性和可靠性

• 遵守公司相关档案利用和保密规定，保护公司档案的机密性和保密性

• 对档案管理不慎造成的责任承担相应的法律责任

3.员工

• 遵守公司档案管理制度和规定

• 后勤保障工作人员要对公司档案负以保护、保管、保密的责任。

结论

随着信息化技术的迅速发展，公司档案的电子化管理已经成为大势所趋。公司应加强电子档案管理建设，实现纸质档案向电子档案转移和利用，提高档案管理和利用的效率，进一步完善公司档案管理机制。