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在各级企事业单位的档案资料中，或多 １．要时刻保持高度的责任心。档案管理 或少地都保存着一些涉密级的文件。对这部 人员必须有高度的工作责任心，较强的事业 分文件的管理是日常档案管理中的重点。根 心及敏锐的保密意识。体现在日常工作中，自 据笔者的经验，要做好企事业单位中涉密文 身不仅要养成严谨的作风，经办的每一件涉 件的管理，应注意以下几方面的问题： 一及档案的事都要有头有尾，各项登记、交接等 、涉密档案的存放必须符合规范要求 手续清楚，不留空子。同时，还要养成良好的 涉密档案关系到企事业的商业管理机 保密习惯，在社会交往或在家庭成员中不谈 密，甚至是国家的政治、军事、经济核心秘 论工作，更不能故弄玄虚，为了满足虚荣心而 密，无条件保管好这些文件是档案管理相关 传播涉密文件的内容，以防自己在不知不觉 人员的主要职责。 中泄露机密。 １．涉密档案的存放地点应有利于保密 ２．要严格履行档案管理职责。档案管理 防盗。从理论上讲，正规的档案库房最好是 人员的职责，就是确保档案的完整与安全， 对被利用过的档案完好性进行详 按国家的有关规定单独兴建。但是，绝大多 这既是档案管理工作的基本任务，也是档案 者离开前，如发现问题立即采取补救措 数企事业单位的档案库房都不符合这一要 管理的基本目的，只要从严并持之以恒地贯 细的翻阅检查，求，一般都是在办公楼内辟出一间房间用作 彻落实档案管理职责，就能杜绝档案、尤其 施。四是对被利用过的档案要有详细的登 遗失等问题的发生。一 记，以利今后追查。 库房。在这种情况下，笔者认为从档案保密 是涉密档案的损坏、需要的要求出发，首先，要注意不要把档案 般而言，在具体工作上档案管理人员要做到 四、规范涉密档案的解密、销毁处理工作 库房设在大楼的底层，有利防潮和防盗；其 “三讲”。一是讲完好，所保管的档案材料完 以免闲人人内。 无视涉密档案时效和开放范围是不正 次，档案库房应与办公室、借阅室分开单设， 好无损，没有受到各种环境因素的影响而损 确的。但是对于涉密档案，随意扩大其开放 坏；二是讲完整，档案材料收集齐全，保管过 利用的对象，在其失效后不按程序处理也是 １．做好涉密档案解密前的审查工作。我 ２．保管条件要完善，有利于涉密档案的 程中无丢失、无遗失；三是讲完美，档案管理 不对的。管理。一些企事业单位受条件，涉密档案 工作实现了有条不紊，档案卷宗存放排列整 与普通文档共同存放保管，这是不妥的。为了 齐规范、检索方便。 们知道档案的密级是有区别的，有“绝密”、 管理上所采取的管理措施、程度都有所不同。 确保涉密档案的安全，最好把涉密档案与非 柜存放保存。另外，由于较普通档案而言，涉 库房要加装保险锁和防盗报警器等。 案日常也会遇到调阅、移出、销毁等流动环 秘密”三级之分。不同的密级档案在 三、在涉密档案利用的过程中加强控 “机密”、“涉密档案分别保管，实在条件有限的，也要分 制。防止泄密 密级并不是一成不变的，在其保密期过 档案利用是档案管理的重要一环，也是 但是，还要进行销 节，通过完善一系列措施，以有效制止档案 件进行管理，如果保存期限到了，毁处理。因此，在涉密文件解密或公开、或销 就失去了保密的必要，而应准时按普通文 密档案数量较少，要尽可能配备保险柜存放， 容易造成文件内容外泄、文件散失的关键环 后，３．涉密档案的日常管理要严格。涉密档 利用过程中种种不利于档案保密的行为。 应进行严格的审查。一般先由档案 １．完善管理制度，对档案利用各环节进 毁处理前，节，这些环节过程如果控制不好，造成涉密 行控制。在企事业单位的档案管理中，与档 管理人员按涉密文件的保管期限要求，可以 档案的秘密外泄的可能性就加大了。根据笔 案利用有关的规章制度，有查阅管理制度、 开放的程度等进行初审，然后由有较高 者的体会，涉密档案在调阅时，必须经分管 外借管理制度、复印管理制度、档案利用审 水平及较高档案管理业务能力的同志进行复 完整的制度使档案特别是涉密文 审，最后由分管领导进行综合分析后做出是 领导审批，同时进行登记和调阅人签字，限 批制度等，开放范围或销毁的决定。 定调阅时间，并尽可能不带离阅文室。必须 件在利用过程中的保密防范有章可循，确保 否解密、强调的是，并不是单位的任何领导都有调阅 了档案利用文件在不同的时间、不同的借阅 不遗失。 涉密档案的权力，企事业单位应指定一名领 人的情况下不泄密、２．做好解密后开放利用档案的管理。部 分涉密档案解密后或扩大利用范围、或变为 一导专门审批。另外，涉密档案调阅完毕后，应 ２．加强重点监护，保证涉密档案在利用 般文件开放使用，档案管理人员应针对这 生加强利用的宣传，使其价 检查文件是否是原件、页码是否正确，并及 过程中的安全。涉密档案在被利用的过程 部分档案的特殊Ｉ时归档。如有疑问，档案管理人员要在第一 中，档案管理人员应置涉密档案于视线内， 值得到最大的利用。其日常管理依然要按档 时间内向上级报告。 与其他文件一样，实 不得随意离开或处理其他事务。一般要注意 案管理的有关规定执行，登记等制度。对于失效必 二、提高档案管理人员的素质，确保涉 以下几方面：一是要看似漫不经心地与利用 行规范的利用审批、密档案的安全 者交谈，了解其利用档案的目的，重点防止 须销毁的文件，应在审批的基础上做好详细 在有第三者监管的情况下销毁。 档案管理人员因其工作的特殊性和身 利用者偷撕、涂改档案。二是要防止利用者 的登记造册，总之，加强对涉密档案的管理，是企事业 如不准利 份的特定性。决定了其对涉密档案知密早、 可能对档案材料造成的无意破坏，知密广、知密深。因此，档案管理人员本身就 用者吸烟，以防烟火掉落档案上，造成破坏； 单位档案管理工作的重中之重。只要严格对 是防止泄密的重要对象，在反泄密中，要比 利用者的饮水杯不可放置在档案旁，以防饮 涉密档案进行控制，涉密档案必定能在充分 一般工作人员承担更多、更大的责任。 孙海燕】 水杯翻倒污损档案。三是要勤检查，在利用 利用的基础上得到保密。＿ （责编：兰台２００６９世磊困 工作版●一
