河南师范大学文件
校档字〔2019〕6号
关于印发《河南师范大学大学生档案管理办法》
的通知
校内各单位：
《河南师范大学大学生档案管理办法》已经学校研究通过，现予以印发，请各单位遵照执行。
特此通知。
河南师范大学
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2019年2月28日
河南师范大学大学生档案管理办法
为适应新形势下学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化和科学化，根据《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》(河南省教育厅 河南省档案局 教学〔2003〕624号)，现制定本办法。
一、学生档案材料归档范围
(一)高中档案材料：高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等。
(二)大学档案材料：学生登记表、高等学校毕业生登记表、学生学籍表、学士学位授予材料、入党(团)材料，加入民主党派材料、在校期间奖励、表彰及惩处决定、新生入学体检表和毕业生体检表、实习鉴定相关材料、其他有关须装档的材料等。
二、学生档案材料归档要求
(一)对装档材料的内容认真审查，要求准确、清楚，注明材料形成的时间。
(二)大学期间归档材料由档案馆组织各学院统一装档，学生处分材料由档案管理人员装档（学生在校期间所形成的所有材料毕业前统一由各学院保管，毕业后由档案馆组织各学院统一装档入馆）。
(三)凡按规定应由个人填写的档案材料，本人必须如实填
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写。
(四)凡按规定应由个人填写的档案材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得不经批准擅自更改。
(五)归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用蓝色或黑色钢笔或签字笔填写，不能使用复印件。
(六)归档材料在移交时应是完整的，内容不完整或有缺损的材料不归入档案，归档的材料必须有负责人的签字及单位公章。 (七)凡属已归档材料，任何人不得擅自更改、剔除。
三、学生档案材料接收
(一)接收新生档案须以校招生办提供的新生录取名册为依据；
(二)由学院统一把新生档案送到档案馆（分专业按学号由小到大顺序排列），档案馆不接收学生个人所送档案；
(三)接收学生档案时必须由各学院负责学生工作主管领导、辅导员、档案馆管理人员共同在场；
(四)接收转学学生档案除提供由转出学校提供的学籍档案外，须同时提供学籍变更通知单、高招录取复印件、转学审批表复印件；
(五)借读生档案不予接收。 四、档案的保管
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(一)学生档案由校档案馆统一管理；
(二)对于退学、死亡学生档案应及时登记和整理； (三)加强防盗、防火、防水工作，预防丢失、损毁事故的发生；
(四)归档材料必须按本规定的程序办理各项手续，认真审核，做到完整真实、手续齐备；
(五)对移交的档案材料必须进行严格的登记交接。 五、学生档案材料的查、借
(一)因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，校内相关单位人员凭有效证明经档案管理人员同意并办理相关手续后，可查阅学生档案。
(二)学生所在学院的老师如因工作需要，可在经本单位负责学生工作的领导批准同意并按规定办理审批手续后，到档案馆学生档案室申请查阅本学院学生的档案。
(三)校外有关单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和工作证（或本人身份证等有效证件），在校内相关部门带领下，经档案馆领导同意，方可查阅学生档案材料。
(四)学生档案原则上不得外借。学生档案按规定应在学生档案室内查阅，如遇有特殊情况必须借出时，须经档案馆领导批准，履行借阅手续后方可借出，借阅档案应在三个工作日内归还。 (五)寒暑假期间原则上停止借阅学生档案，已经借出的档案在放假前必须归还。
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(六)借档人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，借出的档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄漏档案内容，不经允许不得复印档案内容。
(七)借档人对待档案材料要认真负责。阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，防止装错或丢失。如发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由档案管理部门按有关规定处理，借阅人不得擅自作主进行处理，归还时，管理人员要逐一核对档案材料。
六、本科毕业生档案对外转递办法
(一)毕业生档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据，为把毕业生档案及时转递到用人单位，各学院务必于每年毕业生毕业前两周（六月上旬），将毕业生归档材料及时送交档案馆学生档案室归档。
(二)每届毕业生在与用人单位签定三方就业协议的同时，须到校就业指导中心按要求登记档案转递去向，在毕业生离校后两周内，档案馆学生档案室将根据校就业指导中心提供的毕业生《就业报到证》（白联），通过快递形式进行转递，学生档案不允许学生本人自带。
(三)考取研究生的学生档案转递：凭调档函（或录取通知书复印件）和空白就业协议书（一式三份)(保送研究生须提供所在学院出具加盖公章的证明）转递。
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(四)休学学生的档案转至休学后所属年级管理；开除学籍、退学、出国未归、死亡、失踪学生的档案材料转入校档案馆收集指导室管理。
七、遗失档案有关材料的补办
学生应凭丢失单位出具的证明和校学生处出具的奖惩证明，到我校有关单位办理：
（一）到校档案馆打印录取花名册和学籍表并加盖公章； （二）到学生处办理《高等学校毕业生登记表》等相关手续； （三）到毕业时所在学院办理其它有关材料等。 （四）最后收集齐材料后，密封并加盖档案馆公章。 八、本办法适用范围
本办法适用于我校全日制本科学生。
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河南师范大学校长办公室 2019年2月28日印发
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