档案的整理
在了解档案整理工作一系列环节相互关系的基础上，还应强化档案整理工作的组织管理。要运用计划、组织、协调等方法和手段，有效地利用人力、物力和财力，选择最佳工作方案，以保证整理工作的质量和提高工作效率。
一、档案室对文件归档前的整理工作的指导和帮助
归档文件整理的质量如何，直接影响到档案室的档案整理工作。所以，档案室应
该把档案整理的基本要求前伸至归档制度中，使文件在归档前的整理为档案室档案的系统化和新的编目奠定基础。这样，档案室可以避免一些重复劳动，同时也能提高档案整理工作的质量和速度。
档案室应将所确定的立档案单位、分类方法、立卷的质量标准、案卷目录的编制
方法等有关要求和规定，纳入机关的归档制度中，使文书部门、业务部门有统一、明确的标准和规范，便于提高立卷、归档工作的质量。同时，档案室还应经常对文书部门、业务部门制订立卷类目、平时立卷和案卷目录的编制工作进行监督、指导和帮助。
二、整理工作方案
档案馆、室在对某一全宗档案尤其是对积存或零散文件进行整理时，应事先在了
解情况的基础上，制订一个整理工作方案。
了解情况主要包括两个方面：一是立档单位的情况，如立档单位成立、变动或撤
销的时间和原因，立档单位的职能、任务、隶属关系以及内部组织机构的设置和文书处理
工作情况等。二是全宗内档案的情况，如档案的数量、内容、成份及所属年度，档案的完整程度、保管状况、整理情况等。
在了解情况之后，酝酿、讨论并形成整理工作方案。整理工作方案应包括如下内
容：立档单位的历史沿革和档案状况，整理工作的要求和方法，工作程序，劳动组织以及完成的时间等。整理工作方案一般以全宗为单位编制。当整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。
三、立档单位和全宗历史考证
整理档案，一般是从调查、研究和了解立档单位的历史沿革和档案状况开始的。
对其研究成果，应形成局面材料，这个材料就是\"立档案单位和全宗历史考证\"，又称为\"立档单位和全宗历史情况说明\"。它可作为整理工作方案的一部分，也可以作为一份单行材料。
立档单位和全宗历史考证，由立档单位历史沿革和全宗档案状况两部分构成：
1、立档单位历史沿革
（1）立档单位成立、暂停、撤销的时间和原因；
（2）立档单位的性质、任务、职权范围及变化情况；
（3）立档单位在社会中的地位及领导关系与隶属关系的变化情况；
（4）立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化，立档单位及其内部组
织机构负责人姓名；
（5）立档单位文书工作制度及变化情况，文书处理中使用的印章及其使用。
2、全宗档案状况
（1）全宗档案内容与成分概况；
（2）全宗的历史。档案入馆、室前的保管处所和保管情况，接收档案的时间和原
因，入馆、室后档案管理的情况；
（3）档案现状，如整理、鉴定的质量等；
（4）档案被利用的情况。
四、零散文件的整理程序
整理零散文件，在研究立档单位的历史沿革和全宗档案状况及制订整理工作方案
的基础上，还必须科学地制定整理工作程序。
零散文件的整理程序大体如下：
1、区分全宗；
2、全宗内档案的分类；
3、立卷，拟写案卷标题草稿；
4、调整案卷，修乞讨标题，系统排列卷内文件；
5、结合调整案卷，初步划分保管期限；
6、案卷的加工整理：卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，填写案卷
封面，案卷装订等；
7、案卷的排列与编号；
8、案卷目录的编制。
以上是零散文件全面整理的一般工作程序。在实际工作中，应该考虑到原来档案
的状况和整理工作的具体要求、方法，灵活地采用不同的程序。
五、整理档案的劳动组织
为了提高整理工作的质量和效率，我们有必要对整理工作进行科学、合理的劳动
组织。
档案的系统整理工作，一般是以全宗为单位进行的。人员分工有两种方法可供选
择：一种方法是由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；一种方法是组织所有参加整理的人员对全宗逐个地进行整理。在人员分工上要用\"两头小、中间大\"的办法比较合适。即开始由少数人研究情况并制订整理工作方案，然后大家共同参加整理工作，最后由少数人做扫尾工作。
档案的技术性整理工作，一般采用流水作业法较为合适。即按照档案整理的工作
程序和技术整理工作的内容，把人员分成若干组，各司其职。如有的组负责拆除文件的各种金属物，有的专编卷内文件页号，有的负责填写案卷目录和卷内目录，有的负责填写案卷封面，有的专门装订。
档案的系统整理与技术整理，在人力分工上是不同的。系统整理中各环节之间前
后联系紧密，因此，要求配备业务水平较高的人员，采取纵的分工方法，不宜采取流水作业法。而技术整理，是以工作的内容为分工的基础，其工作具有相对稳定性和技术性，要求配备操作技术熟练、收发室能力较强的人员，宜采取流水作业法。
六、档号的编制
档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、案卷号、
件号和页（张）等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码，案卷目录号是全宗内每一本案卷目录的代码，类别号是档案类目的代码，案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号，件号是卷内文件的顺序号，页（张）号是卷内文件每页（张）的顺序号。
1、档号的作用和编制原则
档号在档案管理中具有重要的作用。反映了档案馆、室档案的整理体系，具有固
定全宗内案卷和案卷内文件排列顺序的作用；它可心代表某一特定的案卷或文件，作为存取档案的标记，因此在档案的整理、统计、检索、提供利用以及库房日常管理生活中都需要运用和借助档号。
档号的编制，应遵循以下基本原则：
（1）专指性原则。即一个编号对象只能给予一个代码，一个代码只表示一个编号
对象。具体地说，在一个档案馆内不能有重复的全宗号，在一个全宗内不能有重复的案卷目录号或类别号，在一本案卷目录或一个类别中不能有重复的案卷号，在一个案卷中不能有重复的件号或页（张）号。
（2）合理性原则。档号结构必须与馆（室）藏档案分类体系相适应；档号应保持
完整，不要随意减少某一代码；档号最低层次的代码（件号、页号或张号）的选择可从档案的实际情况出发；按流水顺序编号时不应有空号。
（3）稳定性原则。档号一经确定，一般不宜随意改变。如必须改变，应在卷皮、
卷盒、所有相关检索工具及计算机数据库中做出相应更改，要严格保持档号在实体存放处与检索工具上的一致性。改变档号时，还应注明原档号。
（4）发展性原则。档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
（5）简明性原则。档号应力求简短明了，长度尽量短，使之易识、易写、易记，
以便减少代码差错率。
2、档号的结构和编制方法
档号采用层次码，即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。
档号的结构大体可分为两种：
每一种结构为：全宗号--案卷目录号--案卷号--件或页（张）号。
如图所示：
第二种结构为：全宗号--类别号--案卷号--件或页（张）号。如图所示。
档号的代码形式有两种类型：
一是单纯数字型代码形式，一是数字与字母混合型代码形式。各种代码的编制方
法如下：
（1）全宗号
全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标应识全宗类别（历史
档案全宗用\"G\"旧政权档案全宗用\"J\"，建国后档案全宗用\"A\"），后三位用阿拉伯数字标识某一类别全宗顺序号。如\"A016\"为建国后档案第16号全宗。
全宗顺序号采用流水顺序编号法，可按全宗类别分别编顺序号，也可按馆藏全宗
首次进馆时间先后编顺序号，并省略全宗类别代码。机关档案室应按档案馆给定的全宗号编写，也可不编全宗号，从第二级代码开始依次编制案卷目录号（类别号）、案卷号、件或页（张）号。
（2）案卷目录号
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按年度或阶段、组织机构、问题、
档案种类、保管期限、档案载体形态分别设置案卷目录并编号。现行机关档案室通常应对不同保管期限的档案分别编制案卷目录。案卷目录号采用流水顺序编号法，也可在顺序号前加上表示档案保管期限、载体形态等特征的代字或代号。
（3）类别号
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号应根据档案
的内容及数量设置，一般不超过三级。不同级位的类别之间可用间隔符号\"·\"分开，不会产生误解时也可省略间隔符。
（4）案卷号
案卷号用汉水顺序方法编制，用三位以内的阿拉伯数字标识，其间不应有空号。
一般来说，案卷号在案卷目录内采用流水编号比较合适。数年全编一本案卷目录的，每年的案卷号应该连续编，以后又收集到从前的案卷时，可将其案卷号编在收到案卷年度卷号的末尾，并在\"案卷目录说明\"中注明。
（5）页（张）号或件号
有文字、图表、印章等标记的每个页面均应编页号，背面无任何标记的应编张号。
页（张）号在案卷内接文件排列顺序编流水顺序号。
不装订的案卷，要逐件编件号，并按份装订。件号应连同全宗号、案卷目录号、
案卷号依次编出。件号在案卷内按其排列次序编流水号，其间不应有空号。装订与不装订的案卷，均应在案卷封面说明中该案卷所含档案的总件数及总页数。
思考题
1、简述档案整理工作的内容和意义
2、全宗内档案的分类有哪些要求？
3、立卷工作包括哪些内容？
