内业资料管理制度与规定
建设⼯程项⽬内业资料的管理制度与规定第⼀章⼯程资料管理制度
⼀、现场取证和影像资料的管理制度
在严格遵守公司制定的内业资料员岗位职责和安全⽣产责任制的前提下，按照资料管理规定中城建档案馆及各资料接收单位的要求对⼯程项⽬所有相关资料进⾏记录、收集、整理和归档外；同时遵循⼯程项⽬中，关于现场取证和影像资料的管理制度：1、与建设单位、监理单位在⼯作中的沟通、协调：在⼯程进展过程中，不但要将每个⼯程节点的过程隐蔽影像资料分类进⾏存档，⽽且更要随时关注和收集因现场签证和⼯程变更所产⽣的影像资料，附在相对应的现场签证及⼯程变更后⾯，在建设单位现场代表、监理⼯程师进⾏签署同时签署，并做好原始⽅单签署。做到取证及时、结算依据充分。
2、让团队精神更好体现：让公司领导感到放⼼、让项⽬经理感到轻松，和技术负责⼈、施⼯员等在⼯作中相互配合、在技术变更和现场签证⽅⾯随时沟通，保持主动和密切，将⼯程节点的过程隐蔽影像资料及签证变更影像资料分类进⾏存档，拥有⼀种维护公司利益的激情，不放过⼀切可产⽣效益的机会，让现场签证和⼯程变更所产⽣的⾦额积少成多；为公司的发展贡献⾃⼰的⼒量，以共同发展为⽬标、相互⽀持为理念。
3、针对劳务公司及其他分包项⽬：凡是存在质量隐患和事故、违反安全操作规程的情况，按照合同约定，由项⽬经理、技术负责⼈及施⼯员同时签署处罚规定，在处罚通知上附上造成处罚后果的图⽚，收集保存好原件。同时将提供给公司造价部门予以审计，以便公司财务与劳务及其他分包项⽬进⾏付款时，在⼯程款中扣除。让图像资料作为有⼒证据。⼆、⼯程项⽬资料的保密制度
1、资料办公室不允许闲杂⼈等随意进⼊，资料柜随时上锁。
2、未经项⽬经理许可（见条），任何管理⼈员不得将任何资料带出资料办公室。3、若有任何信息外泄情况发⽣，公司将此作为商业机密信息外泄的⾏为进⾏处理，并予以通报，要求其承担所有相关法律责任和经济损失。三、项⽬章使⽤的管理制度（⼀）关于项⽬章的使⽤范围：1、⼯程项⽬的⼯程技术档案资料；
2、⼯程项⽬的各种来往函件（来往函件盖章必须经过项⽬经理同意）；3、对劳务公司、分包单位等下发的各种通知。（⼆）关于项⽬章的禁⽤范围：
1、与劳务公司、各分包单位签订的各类合同及协议；2、与供货商签订的各类供货合同及协议。
四、⼯程资料的进度情况和节点验收完成时间的管理制度
各项⽬资料员随⼯程进度完成⼯资资料，在每个⼯程节点隐蔽和验收时，准备好相关资料，特别是在地基验槽、基础分部、主体分部、竣⼯这⼏个主要节点验收前，准备好各验收单位进⾏检查、签署的相关资料，并同时做好验收签到表。若在⼯程节点验收前⽆法提供验收资料的，按情节给予处罚，⼀般节点处罚50.000 元，主要节点处罚 100.00 元。对于⼯程资料完善较好的内业资料员年终给予奖励。
五、⼯程材料质量证明⽂件、复检报告的审查管理制度
1、建筑主材及装饰材料：在⼯程材料负责及库管处接收材料的出⼚合格证时，注意材料的出⼚时间和编号是否正确，进⾏材料复检时，准确填写，要求⼯程材料的质量证明⽂件和复检报告相对应；若发现不相符的，及时衔接材料员进⾏处理，经检查后再报监理进⾏审查。
2、分包单位材料：分包单位提供材料质量证明及复检报告时，随材料进场时先提供给材料库管，经材料库管检查，发现进场材料与投标材料（提供样品）⼀致后，由材料库管交给资料员审核，经检查后再报监理进⾏审查。六、⼯程项⽬试件、试块的取样和送检及现场试验的管理制度
1、试件的取样和送检：随时和现场施⼯保持沟通，了解⼯程进度，试件取样试件与施⼯⽇志记录时间保持⼀致，在⼯序施⼯前进⾏试件的送检，取样时必须请监理见证。
2、试块的取样和送检：随时和现场施⼯保持沟通，了解⼯程进度，试块的取样时间与施⼯⽇志记录时间必须⼀致，取样时必须请监理见证。
3、取回复检报告随时检查（若有条件，在试压时检查），若发现试件不合格，试块强度不满⾜评定，在最短时间内向项⽬经理反映，以便及时处理，降低风险。
4、⼯程在⼟⽅开挖时的⼟壤氡⽓检测，在主体施⼯完毕的砼、砂浆回弹检测、砌筑墙体前的植筋拉拔试验，装饰后期外墙砖拉拔试验检测、室内空⽓环境检测、防雷接地检测（包括防⽕封堵）、消防验收等必须提前向项⽬经理反映，以作好充分准备。
七、与甲⽅、监理、各相关单位、公司各部门、项⽬部各分包单位、各班组的协调、沟通管理制度（报告及通知的统⼀格式附后）
1、与甲⽅、监理、各相关单位、公司各部门、项⽬部各分包单位及各班组的所有来往函件，必须进⾏发⽂及收⽂登记，并由内业资料统⼀保管；
2、项⽬部下发各分包单位、各班组的各种处罚通知⼀周交⼀次给财务；各种质量整改通知、⼯期节点通知在最终核实后交给财务；所有交给财务的通知均为原件，项⽬部留存复印件；
3、项⽬部与各分包单位、各班组签订的各类合同和协议均及时交与公司财务和造价部门（其中财务交原件、造价交复印件）；
4、各种⼯程变更、签证、竣⼯图及时完善并交与公司造价部门（竣⼯图按照建设单位要求进⾏盖章）。第⼆章⼀般规定
1、在各项⽬进⼊施⼯现场时，向当地建设部门、城建档案馆、质检部门及相关各部门积极联络，熟悉各单位及部门接收资料的要求和规定，了解资料明细，以便更好掌握及时进⾏补充和整理。
2、各项⽬⼯程填写、整理的⼯程资料，凡有五⽅责任主体签署意见盖公章的资料必须填写六份原件，其余所有资料填写和整理三份（包括供货商和分包单位提供的单位资质和材料检验报告；单位资质可以⽤复印件加盖鲜章，检验报告及合格证⾄少提供原件⼀份、其余两份要求复印件加盖鲜章），其中检验批的原件份数按照当地城建档案馆、质监站、建设单位及其他相关单位的资料存档要求进⾏填写，其他资料要求为原件三份；我公司内部存档资料均要求为原件⼀份（其中材料合格证及检验报告可以为复印件加盖鲜章）。所有资料应以⼯程项⽬批准⽂件、施⼯质量验收规范、材
料检验及检测标准、合同⽂件、勘察设计⽂件等为依据，按照城建档案馆和各接收单位的资料归档要求进⾏单位⼯程编制整理、填写、归档。
3、⼯程施⼯质量验收前，应对⼯程资料进⾏核查；⼯程资料填报不符合本规程要求或内容与实际不符时，不得进⾏⼯程验收。
第三章施⼯单位资料管理
1、建⽴健全⼯程档案资料管理制度，对本单位所属的⼯程项⽬经理部施⼯资料的形成、收集、整理和归档⼯作进⾏指导、检查。
2、随⼯程进度负责⼯程建设项⽬施⼯阶段资料的编制、收集、整理、保管，保证⼯程资料的及时、真实、完整、准确，能够反映⼯程建设活动的全过程。
3、对报审、报验的施⼯资料应进⾏⾃审、⾃检、⾃验，合格后报监理（业主）审核、验收。4、负责指导和汇总各分包单位编制的施⼯资料。
5、⼯程竣⼯验收前，将已形成的施⼯资料按本规程规定进⾏⽴卷后移交建设单位，并按照城建档案管理机构预验收的相关意见对施⼯档案资料进⾏整改。第四章⼯程资料管理⼯作流程⼀、施⼯资料管理⼯作流程
1、施⼯管理与质量控制资料管理⼯作流程应当符合图1的规定。
图1施⼯管理与质量控制资料管理⼯作流程2、原材料资料管理⼯作流程应当符合图2的规定。
图2原材料资料管理⼯作流程
3、施⼯质量验收资料管理⼯作流程应当符合图3的规定。
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单位发包的分包⼯程合同和施⼯总承包单位发包的分包⼯程合同副本。⼆、开⼯审批⽂件1、建设⼯程开⼯审查表2、建设⼯程施⼯许可证
3、投资许可证、审计证明及缴纳各种建设费⽤证明
4、建设单位在领取施⼯许可证前，应向当地⼯程质量、安全监督机构办理监督⼿续。5、⼯程质量、安全整改通知与回复三、施⼯项⽬机构组成⽂件
1、⼯程项⽬施⼯管理机构（施⼯项⽬经理部）及负责⼈名单第六章监理报审（验）资料⼀、施⼯准备阶段的监理⼯作资料1、施⼯承包单位现场项⽬管理体系报审2、分包单位资格报审3、检测试验单位资格审批4、设计交底与图纸会审会议记录5、施⼯组织设计（⽅案）报审6、主要施⼯机械、机具、设备报审7、⼯程开⼯/复⼯报审8、施⼯测量放线成果报验⼆、⼯程质量控制资料1、设计变更2、见证取样记录
3、⼯程材料/构配件/设备报审4、隐蔽⼯程报验
5、检验批、分项、分部⼯程报验6、单位（⼦单位）⼯程竣⼯验收报验7、质量缺陷、事故报告及处理三、⼯程进度控制资料1、施⼯进度计划报审
2、施⼯进度调整计划报审四、其它资料
1、其他资料主要包括：
（1）. 施⼯安全、创建⽂明施⼯现场⽅⾯的监理资料；（2）. 其它⽂件。第七章⼯程施⼯管理资料⼀、施⼯管理资料1、施⼯项⽬管理资料；2、施⼯技术管理资料；3、施⼯质量、安全管理资料；
4、⼯程项⽬管理其它资料，其它与⼯程质量和施⼯安全管理有关的资料归⼊本类。⼆、⼯程质量控制资料1、建筑与结构资料；2、给排⽔与采暖资料；
3、⼯程安全和功能检验及主要功能抽查资料。三、⼯程质量验收1、检验批质量验收2、分项⼯程质量验收
3、分部（⼦分部）⼯程质量验收4、单位（⼦单位）⼯程质量竣⼯验收5、建筑节能⼯程验收6、钢结构⼯程验收
第⼋章⼯程竣⼯验收阶段资料
建设⼯程项⽬完成了合同约定的内容，经⼯程施⼯总承包单位⾃检合格，且施⼯、监理资料符合相关规范的要求后，即可对建筑⼯程进⾏竣⼯验收。
实施建筑⼯程竣⼯验收应依据建设⼯程合同、勘察设计⽂件和《建筑⼯程质量验收统⼀标准》及相关配套规范，使⽤本规程规定的相关记录表式。
竣⼯验收时，应对⼯程资料进⾏核查。⼯程质量控制资料、有关安全和功能的检验资料应完整。⼯程竣⼯资料内容应全⾯、客观、真实地反映建筑⼯程竣⼯质量。第九章⼯程质量、安全监督与竣⼯⼯程备案⼀、⼀般规定
⼯程监督注册、竣⼯⼯程备案和⼯程监督中受监督单位所提供的资料、⽂件均应为原件，按规定核查后需返还原件的，提供单位应同时提供清晰、整洁和要求份数的影（复）印件，并盖提供单位章。监督机构经核查⽆异后，应在影（复）印件的显着处加盖“此件与原件核查⽆异”条形印章和监督单位章。⼆、⼯程监督注册三、监督的实施与管理四、⼯程建设过程监督资料
五、⼯程竣⼯验收备案资料第⼗章⼯程资料的验收与移交⼀、⼯程开⼯和施⼯阶段资料的移交⼆、竣⼯阶段⼯程资料的移交三、⼯程资料向城建档案馆的移交第⼗⼀章⼯程⽂件的⽴卷和归档
⼯程⽂件⽴卷归档范围和归档⽂件的质量要求符合城建档案馆和各接收单位的归档要求。第⼗⼆章⼯程资料的计算机管理
1、采⽤计算机和⽹络管理时应做好计算机和⽹络的维护，建⽴有效的防护措施，以保证数据的安全可靠。
2、对批量较⼤的材料，当原⼚提供的质量证明⽂件有限时，可以采取对原⼚提供的质量证明⽂件进⾏复印（有条件的可进⾏电⼦扫描影印）、加盖原⼚提供质量证明⽂件收存单位印章，随材料配发到⼯程项⽬的⽅法进⾏收集保存。
3、实现⼯程资料全计算机化管理的⼯程项⽬，对外来的应进⼊⼯程档案管理的资料、⽂件，宜采取电⼦图形扫描的⽅法进⾏影像录⼊，保证原⽂字、图形识别并保持原⽂件的页⾯形式，形成电⼦⽂件归⼊相应的资料类别中管理。4、对有特殊要求的⼯程资料，在采⽤计算机和⽹络化管理时，应将其相关信息进⾏安全备份或保存在脱机载体上。
5、移交⼯程电⼦档案资料，其格式和要求按有关规定执⾏，并说明运⾏平台和操作系统。
