兰台纵横 浅谈电子档案的保管与利用 文／闰 冬 电子档案主要是指具有保存价值并且已经归档的电子 文件和相关电子资料。电子档案便于存储、管理和使用。 同时也会产生一定影响，要合理保管和利用，就要了解其 影响因素，并结合传统的档案管理经验，进行电子档案的 保管与利用。作为档案管理人员，我们要在管理理念、管 理手段以及管理方法方面进行研究和创新，从而让电子档 案更加准确、可靠、完整，便于更好地保管和利用。 一、电子档案保管与利用的影响 １．设备对电子档案的影响。对于电子档案来讲，需要一 定电子设备的支持。这里面主要包含了电子硬件和软件 等。要通过电子软件对档案进行编辑、储存、输出等。电 子档案与电子软件和硬件有着密切的关系。对于有些情 况，存在着不兼容的现象。现在电子系统更新得比较快， 这对先前的电子档案存储格式有着一定的影响。为此，需 要的时候还要利用软件对电子档案进行转化格式和编辑等， 从而让电子档案更好地保存和使用。 ２．便于对电子档案进行更改。电子档案是数据化的信 息，通过计算机和软件能够轻松对原有的软件进行更改， 这样不容易留下更改的信息。另外，现在信息技术的发 展，会出现新旧软件的交替使用，这样存在互相转换的问 题，让原本的信息出现错误，进而导致不能利用。计算机 也会受到病毒的攻击，这就给电子档案的保管和利用带来 影响。为此，应该慎重对电子档案进行制作、保管和使 用，以达到真实、规范的效果。 二、电子档案的保管与利用 １．健全归档制度。要建立完善的归档制度。过程要规 范，特别是在文件归档中的鉴定、检测和整理的各个环 节，要按照要求进行。档案部门对电子文件的各种要求是 有统一规定的，包含载体、质量、规格和格式等。各部门 把纸质文件和电子文件向档案部门移交、电子文件正式文 本应保留双份。可以永久保留电子文件，制作成纸质文件 和微缩品，再进行归档。在“无纸化”办公时代产生的电 子文件，还有安全方面的考虑。主要是让原始电子文件不 能改动，进行必要备份和永久保存等。另外，还要检查文 件的完整性和真实性，归档文件是否为最终稿本等。要保 障电子文件和纸制文件及其他载体文件一致等。要保证电 子档案的可识别性。电子档案是以数码形式进行存储的， 主要是利用计算机操作软件操作和使用，达到人们能够阅 读的模式，也就是说我们存储的格式能够让相关的软件支 持。在进行电子文档保存的同时，已经与相关软件系统的 应用一起保存，恢复时也就可以按照原来的面目实现。保 持原来的电子图像、电子文件输出件等，这些都是比较稳 定的永久保存方法。 ２．加强日常管理。首先，要进行电子档案的载体保管。 电子文件由于受存储介质的影响，对环境、防磁等有要 求，这对使用的安全性有了更高的要求。归档电子文件载 体要建立一个适合电子数码存储的环境，这样才能进行载 体的安全保管。为此，要放到防磁、防光、防尘，还有适 合的温度和湿度等条件下。其次，要对已经归档的电子档 案进行管理。电子文件的产生以及运行过程的源数据，文 件的关系和结构也要进行保存。网络内部有档案安全防范 措施，要对相关的数据合理转化，确保这些文件能够运行 并保存。归档的电子档案要划分类别及保管期限，根据有 关规定进行定期转换，确保没有病毒感染。要检查和整 理，对于发现的问题进行及时处理。最后，档案管理部门 要进行管理软件漏洞的修补，还有防火墙和病毒软件的升 级等，设置档案上传和下载安全等级。 ３．提升服务水平。电子档案不仅仅是存储，其关键还是 要利用。电子档案是延续了纸质档案的功能，电子档案最 大的特点就是能够便于查询和利用。对于电子档案的利 用，要根据相关规定，需要对查询档案的人员进行登记， 要出示有关证件，在符合在规定范围内进行借阅。但是， 对已经封存的档案不能进行利用和借阅，在必要时只能进 行复印件的利用。对于电子档案来讲，在进行利用的过 程中安全性要比纸制的难以控制。在电子档案利用的过 程中，要进行安全方面的防范。档案管理部门要进行电 子档案查阅者的等级设定。根据查阅者的身份和： 作进 行电子档案查阅级别的设定。对于网络公开的电子档案 进行分区，外部档案和不能公开的档案信息要严格依据 使用权限执行。对档案管理人员还要进行业务知识的学习 和更新，让自己的专业素养得到提升，特别是档案知识和 信息技术等要加强学习，这样就能优化自己的知识结构， 丰富知识面。 （作者单位：吉林省艺术研究院） ２０１７ ６兰台内外
