2023年档案管理制度

　　第一章 总 则

　　第一条 为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。

　　第二条 员工档案建立范围

　　凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

　　第二章 员工档案种类及运用

　　第三条 个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

　　第四条 员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。

　　第五条 公司员工内部档案收集的内容：

　　1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

　　2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

　　3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

　　4、参加中国党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

　　第三章 员工档案收集程序和归档标准

　　第六条 收集办法：

　　1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

　　2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

　　第七条 归档标准：

　　1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

　　2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

　　第四章 员工档案的借阅

　　第 员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。

　　第九条 有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。

　　第十条 员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。

　　第十一条 查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

　　第五章 档案的转接

　　第十二条 员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

　　第十三条 员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。

　　第六章 员工档案的存档期限及销毁要求

　　第十四条 对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年(一般员工)—20xx年(中高层管理人员)后酌情销毁。

　　第十五条 对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

　　第十六条 员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。

　　第十七条 员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。

　　第七章 员工档案管理人员的职责

　　1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。

　　2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

　　3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。

　　4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

　　第十 本办法自印发之日起执行。

　　行政人事部

　　20xx年1月5日

2023年档案管理制度

　　为加强事业单位登记档案管理工作，促进档案管理的规范化和标准化，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》的有关规定，特制定本制度：

　　1、档案室实行专人、专柜、专室、集中统一管理，切实做好防火、防盗、防蛀、防鼠咬、防烂、防潮、防尘、防光工作。

　　2、事业单位登记管理人员在档案的收集、整理、保管、统计、利用及信息开发与管理，应建立档案数据库，做到帐目与实物相符。

　　3、档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔书写材料、数据填写一律用阿拉伯数字书写，字迹工整，不得潦草。

　　4、事业单位登记管理的设立(备案)、变更、注销(备案)登记、年检等文件材料应收集及时、整理、归档，不得遗漏、丢失。

　　5、按照档案管理规范化要求，资料存放整齐、编排有序、内容数据填写准确规范。

　　6、档案区分全宗，按类别一一登记，分类整理成相对的保管单位，严禁将两个或两个以上单位的登记管理档案的文件材料合并为一盒。

　　7、外来人员查阅档案应严格执行《保密法》和有关保密规定，并履行登记手续，严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、污损、添加内容等。

　　8、档案因管理不善造成档案损坏和遗失的，按有关规定，追究当事人责任。

2023年档案管理制度

　　为贯彻落实《机关档案管理规定》，近日，全国机关重新修订了《全国机关档案管理办法》，并经十三届全国常委会秘书长、机关党组杨振武批准同意，印发机关各单位、各部门施行。

　　《机关档案管理规定》的颁布施行是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措，是进一步依法加强机关档案科学规范管理的一个重要抓手。《机关档案管理规定》具有很好的普适性、实用性和创新性，为机关档案工作转型升级提供了重要依据。全国机关以学习贯彻落实《机关档案管理规定》为契机，深入开展档案法治宣传教育，以规范档案管理工作流程为目标，贯彻落实依法依规治档的本质要求，将标准化、精细化、流程化作为档案工作的重要任务，进一步完善档案管理机制。

　　全国常委会秘书局高度重视，及时召开座谈会组织机关兼职档案员进行学习讨论。档案处认真学习领会《机关档案管理规定》，结合全国机关档案工作的实际情况，启动《全国机关档案管理办法》的修订工作。

　　在修订工作中，档案处坚持加强宣传、集思广益，广泛征集修订意见。通过举办档案工作、召开座谈会、印发征求意见稿等形式，使机关32家立档单位和各单位、各部门兼职档案员广泛参与到此次修订工作中。征求意见稿经历了“三上三下”的修改过程，充分吸收了国家档案局档案馆(室)业务指导司机关档案业务指导处的意见。此次修订工作共对现行办法进行了42处修改，新增条款15条，对19条条款作出重大调整，保证新修订的《全国机关档案管理办法》适应当前和今后一段时期机关档案管理工作需要。

　　修订工作同时坚持统筹协调、与时俱进，积极创新机关档案管理工作机制。新修订的《全国机关档案管理办法》首次明确了由全国常委会副秘书长牵头的机关档案工作协调机制，协调处理全国机关档案工作重大事务和重要事项，要求机关各立档单位建立以主要负责同志、分管档案工作领导、专职或兼职档案员、业务人员组成的4级档案工作机制，为机关档案工作的明确责任、分级管理、齐抓共管提供了有力的制度保障。按照新时代机关档案工作信息化要求，针对全国机关数字档案室建设情况，结合《机关档案管理规定》的精神，《全国机关档案管理办法》明确规定了全国机关档案信息化建设的技术要求和工作部署，保证全国机关档案信息化建设有规可循、安全规范。

　　此次修订的《全国机关档案管理办法》完整覆盖机关档案收集、整理、保管、鉴定、利用、编研等各个工作环节，明确要求档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，具有较强的规范性、针对性和实用性，对做好新时代全国机关档案工作具有重要意义。