关于档案管理制度

　　一、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案管理由技术质量部指派专人负责，各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。

　　2、各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。

　　二、归档制度

　　1、凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均实行集中统一管理，任何人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属机构须保留的，保存人必须到技术质量部登记，技术质量部保存复印件。

　　4、以下文件资料应统一由人事行政部归档管理：

　　（1）公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；

　　（2）一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。

　　（3）经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档；

　　（4）上报和外发文件有上级来文的，要将上级来文一并附后归档。

　　（5）业务活动中的.有关请示报告及公司领导批复，涉及人力资源问题或属付款性质的，由技术质量部和财务部予以相应处理后，由经办人整理后，移交人事行政部；

　　（6）其它重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。

　　（7）由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，技术质量部保存原件，财务部保存复印件并注明原件存放处。

　　（8）公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。

　　1、以下文件资料应统一由各部门归档管理：

　　（1）各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。

　　（2）各种传真函件，由收、发函部门保存。

　　三、档案保管制度

　　1、技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、所有归档资料要分类进行登记。

　　3、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　4、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。

　　（1）技术资料、合同协议保管期限暂定为10年，有明确规定的，从其规定；

　　（2）文档性资料，保管5年；

　　（3）其它资料销毁时报批执行。

　　1、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　2、档案管理人员要定时检查档案专柜，核对件数，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。

　　3、凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　四、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密档案，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅任何资料。

　　2、借阅由部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理批准；借阅重要密件，必须经副总经理或总经理批准后，方可借阅。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

　　5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

　　6、借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。

　　7、发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。

关于档案管理制度

　　第一章总则

　　第一条财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。

　　第二条为了加强公司财务档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《中华人民共和国财务档案管理办法》，结合公司的具体情况，特制定本办法。

　　第三条在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。

　　第二章会计档案

　　第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

　　第五条会计档案和范围

　　会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

　　（一）会计凭证

　　会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

　　（二）会计账簿、

　　会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

　　（三）会计报表

　　会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

　　（四）其他会计核算资料

　　其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

　　第三章会计档案的装订和保管

　　第六条会计档案的整理立卷会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

　　（一）分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

　　（二）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

　　（三）管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第七条会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

　　第会计凭证装订前的准备工作：

　　（一）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

　　（二）按凭证汇总日期归集（加按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；

　　（三）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

　　（四）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

　　（五）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

　　第九条会计凭证装订时的要求：

　　（一）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

　　（二）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

　　（三）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

　　第十条会计凭证装订后的注意事项：

　　（一）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

　　（二）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　第十一条会计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：

　　（一）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

　　（二）活页账簿装订要求。

　　1多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。

　　2在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章

　　3计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。

　　第十二条账簿装订后的其也要求。

　　1会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。

　　2会计账簿的封面要严密，封面处要加盖有关印章。

　　3封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。

　　4会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　第十三条会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。

　　（一）会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订；

　　（二）会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；

　　（三）按保管期限编制卷号。

　　第十四条会计档案的保管

　　当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管二年，期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时，应按下列程序进行：

　　（一）开列清册，填写交接清单；

　　（二）在账簿使用日期栏填写移交日期；

　　（三）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

　　第十五条会计档案的保管要求。

　　（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

　　（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

　　（3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

　　（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

　　（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

　　（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　第四章会计档案的借阅

　　第十六条会计档案的借阅

　　（一）会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

　　（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

　　（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

　　第五章会计档案的保管

　　第十七条会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。

　　（一）凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。

　　（二）定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　（三）档案保管期限

　　⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年

　　⑵银行存款余额调节表和银行对账单5年

　　⑶日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年

　　⑷明细账、总账、辅助账15年

　　⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年

　　⑹主要财务指标报表（包括文字分析）3年

　　⑺月、季度会计报表（包括文字分析）5年

　　⑻年度会计报表（包括文字分析）永久

　　⑼会计档案保管清册及销毁清册永久

　　⑽主要财务会计文件、合同、协议永久

　　第六章会计档案的销毁

　　第十会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

　　第十九条会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　第二十条销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

关于档案管理制度

　　根据有关档案管理的规定，特拟定以下校务公开档案管理制度：

　　一、立卷归档制度

　　1、按学院校务公开细则公示的，有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记载材料，都属于立卷归档范围。

　　2、归档要求，凡已公开的记载材料，部门移交时须进行整理、分类、立目、装订后移交。

　　3、归档时间，通过公示后的记载材料，各部门须在结束后十五天之内整理后提交存档。

　　二、档案保管制度

　　1、校务公开档案库以部门为单元，分类保管。

　　2、加强档案库的防火、防盗、防虫的安全工作。

　　3、不断改善保管条件，提高保管水平。

　　三、档案利用制度

　　1、保管人员必须熟悉其档案范围及主要内容，为相关上级部门和学院部门的查询提供服务。

　　2、查阅必须办理登记手续，未经同意，不得翻拍摄影，不得复印。

　　3、借出必须办理审批手续，不得遗失。

　　4、校务公开范围仅限于学校内部，外部人员查阅借阅时，须遵循《法》及相关保密规定办理。

　　四、档案管理人员实行工作责任制

　　1、档案管理人员要忠于职守，熟悉业务。

　　2、档案管理人员要按相关制度提出管理措施，要对部门档案立卷归档提供指导。

　　3、档案管理人员在整理保护和提供利用方面作出成绩的，校务公开领导小组予以奖励。